Відповідності

Щоб гарантувати вашу анонімність, ми доручили зовнішній юридичній фірмі анонімізувати звіти. Ми отримуємо ваші скарги без будь-яких контактних даних. Адвокатська фірма є незалежною юридичною фірмою.

Ви можете використовувати систему звітності, щоб повідомляти про порушення нашого Кодексу поведінки або закону. Включаючи питання, пов’язані з хабарництвом та корупцією, конкурентним законодавством, шахрайством, фінансовими злочинами, безпекою та якістю продукції, переслідуваннями або дискримінацією, міжнародним торговельним контролем, захистом персональних даних, правами та захистом осіб, серйозною шкодою навколишньому середовищу або конфліктом інтересів.

Для того, щоб мати можливість розглянути вашу скаргу якомога точніше, ми хотіли б попросити вас включити у свій електронний лист наступну інформацію:

1. Причина скарги
2. Чи є ви співробітником постраждалого підрозділу?
3. Зачеплений відділ скарги
4. Залучені особи
5. Місце розгляду скарги

CERTINA GROUP, надалі іменована «Компанія» або «CERTINA».

У CERTINA доброчесність та дотримання законів і внутрішніх нормативних актів є нашими головними пріоритетами. Для забезпечення відповідності цим цінностям та уникнення або мінімізації можливих ризиків від порушень дуже важливо виявляти, з’ясовувати та усувати неправомірні дії на ранній стадії. Будь-яка ознака можливої неправомірної поведінки буде сприйнята серйозно і призведе до розслідування відповідно до об’єктивної та прозорої процедури без будь-якої упередженості.

Порушення законів та внутрішніх регламентів несуть ризик нанесення значної шкоди компанії, керівництву, кожному відповідальному керівнику та кожному постраждалому співробітнику. Крім високих штрафів, які також можуть вплинути на CERTINA як компанію, причетним особам загрожують зовнішні особисті наслідки, які можуть включати штрафи або, в залежності від випадку, позбавлення волі, а також внутрішні особисті наслідки. Крім того, випадки комплаєнсу можуть призвести до репутаційної та економічної шкоди (наприклад, негативне висвітлення в ЗМІ, втрата доходів), вимоги про відшкодування збитків (наприклад, від клієнтів) та виключення з публічних тендерів («чорний список»).

За законом керівництво зобов’язане розслідувати будь-які підозри в незаконній або неналежній поведінці, про які йому стає відомо за власною ініціативою. Порушення комплаєнсу та порушення законодавства, виявлені в процесі, мають бути негайно усунені, а санкції мають бути розглянуті. Крім того, керівництво зобов’язане перевірити, чи можуть бути пред’явлені до правопорушника цивільно-правові вимоги про відшкодування шкоди. З метою виконання юридичних зобов’язань керівництво CERTINA створило платформу для викривачів та налагодило процес уточнення інформації, що надходить.

Презентація та пояснення викривачів у CERTINA на основі цього документа враховує різні законодавчі вимоги до систем викривачів та захисту викривачів, такі як Директива ЄС про викривачів 2019/1937, відповідні закони про імплементацію, Закон про корпоративну належну обачність у ланцюгах поставок (LkSG) тощо. Інформація від викривачів допомагає CTRINA протидіяти порушенням на ранніх стадіях та зменшувати шкоду для нашої компанії, наших співробітників та наших бізнес-партнерів.

Окружності

Хто може повідомити про порушення?

Усі співробітники CERTINA, клієнти, постачальники та інші треті сторони (наприклад, безпосередньо постраждалі, особи, які знають про (можливе) порушення з боку прямого/непрямого постачальника) мають можливість зв’язатися з нами через різні канали, щоб повідомити про порушення.

Про що можна повідомити?

Про порушення внутрішніх нормативних актів та/або чинного законодавства можна повідомляти кількома каналами. Про ознаки або підозри на порушення також можна повідомляти і ставитися серйозно. Таким чином, термін «порушення» в цьому документі відноситься як до фактичних, так і до потенційних порушень у значенні § 2 HinSchG. До уваги беруться такі види поведінки/факти, наприклад:

• Хабарництво або корупція
• Інші кримінальні злочини (наприклад, крадіжка, торгівля або споживання заборонених наркотиків, насильство або погрози насильством і пошкодженням майна)
• Неетична поведінка, в тому числі порушення політик компанії
• сексуальні домагання, дискримінація, віктимізація або знущання
• Порушення законодавства, що вимагає безпеки та відповідності продукції
• Порушення конкурентного та антимонопольного законодавства
• Порушення положень законодавства з вимогами щодо захисту персональних даних в рамках GDPR.

Поведінка, яку можна помітити, не є виключно особистим, пов’язаним з роботою скаргою. Особиста скарга, пов’язана з роботою, – це скарга з питання, пов’язаного з поточною або минулою роботою працівника, яка має або може мати особистий вплив на відповідну особу, але яка не має ширшого впливу на компанію. Приклади особистих скарг, пов’язаних з роботою:

• міжособистісні конфлікти між співробітниками
• Рішення щодо прийняття на роботу, переведення або просування по службі працівника
• Рішення про умови прийняття на роботу працівників
• Рішення про призупинення або припинення трудових відносин
• Дисциплінарні заходи.

Про особисті скарги, пов’язані з роботою, слід повідомляти відповідальному керівнику, відділу кадрів або виробничій раді.

Хто відповідає за систему викривачів?

Відділ кадрів відповідає за управління системою викривачів CERTINA. Особи, на яких покладено управління системою викривачів, забезпечують неупередженість, є незалежними, не підкоряються інструкціям і зобов’язані зберігати конфіденційність. Вказівки на можливі порушення опрацьовуються фахівцем з розгляду справ CERTINA.

Про виявлення порушень мінімальних світових стандартів праці, до яких зобов’язалася дотримуватися CERTINA, можна повідомляти CERTINA. На додаток до визнання основних трудових стандартів МОП та визнання Загальної декларації прав людини, ці мінімальні трудові стандарти включають принципи належної охорони праці та безпеки, можливості для професійного та особистісного розвитку, право на відповідну винагороду, заборону дитячої та примусової праці та заборону будь-якої дискримінації.

Анонімність та конфіденційність

Анонімність викривачів у повідомленні є допустимою (наскільки це можливо з юридичної точки зору). Інформація, розкрита в ході розслідування, буде зберігатися в таємниці настільки, наскільки це можливо і доцільно.

Захист викривачів (без помсти)

CERTINA забороняє та не терпить будь-яких видів помсти (наприклад, небажаних дій, дисциплінарних заходів, погроз, залякування) за добросовісне повідомлення про порушення або іншу співпрацю в розслідуванні порушення. Про будь-яке порушення слід повідомляти через один із каналів повідомлення, наданих CETINA, щоб гарантувати, що керівництво знає про нього і, таким чином, забезпечує належний захист викривачів. Повідомлення про завідомо неправдиву інформацію («зловмисне повідомлення») саме по собі є порушенням, і дії, вжиті в результаті такого зловмисного повідомлення, не є помстою.

Інші суб’єкти даних

У своїх розслідуваннях CERTINA прагне захистити законні інтереси інших осіб, які постраждали від розкриття інформації. Притягнення до підозри іншої особи може мати серйозні наслідки. У своїх розслідуваннях CERTINA суворо дотримується принципів «презумпції невинуватості» та принципу «необхідності знати». Важливо, щоб система викривачів використовувалася відповідально. CERTINA не підтримуватиме дії, які можуть зробити співробітників жертвами необґрунтованих або неправдивих звинувачень.

Як повідомити про порушення

1. Прямий контакт: Культура відкритого спілкування є важливою складовою належного комплаєнсу. Співробітники повинні вміти відкрито і, перш за все, на ранній стадії реагувати на помилки. Навіть якщо ви підозрюєте порушення комплаєнсу, ви завжди можете зв’язатися зі своїм керівником, навіть якщо це не офіційний канал звітності. Обов’язку звітувати перед керівником явно не передбачено.
2. Внутрішні офіси звітності: CERTINA доручила зовнішній юридичній фірмі анонімізувати звіти. Ми отримуємо ваші скарги без будь-яких контактних даних. Адвокатська фірма є незалежною юридичною фірмою.

Права та обов’язки викривача

1. Конфіденційність: Особистість викривача захищена з максимальною ретельністю. CERTINA захищає інтереси викривача, надаючи безпечну систему викривачів і гарантуючи, що вся отримана інформація залишається конфіденційною.

2. Захист від помсти: CERTINA забороняє та не терпить жодних переслідувань за добросовісне повідомлення про порушення або іншу співпрацю в розслідуванні порушення. Ми застосовуємо Директиву ЄС (ЄС) 2019/1937 (так звану Директиву про викривачів та відповідні імплементаційні закони держав-членів ЄС), а в різних юрисдикціях по всьому світу – відповідні місцеві закони та керівні принципи щодо захисту викривачів та запобігання переслідуванням. Інші люди, які беруть участь у розслідуванні, захищені аналогічним чином.

3. Повідомлення з поважних причин: Усі повідомлення повинні ґрунтуватися на поважних причинах (CERTINA повинна мати перевірену та серйозну інформацію про порушення), які змушують викривача вірити, що повідомлений факт є правдивим (повідомляйте про це добросовісно). Жодні фінансові вигоди викривачам не пропонуються та не напроводяться. До викривачів можуть бути застосовані відповідні заходи, якщо буде встановлено, що було свідомо повідомлено неправдиву інформацію, залежно від застосовної юрисдикції.

4. Відсутність розслідування з боку викривача: З юридичних міркувань і міркувань безпеки ми не очікуємо, що викривач буде самостійно розслідувати порушення комплаєнсу. З іншого боку, початковий збір інформації для звітності є допустимим і може допомогти провести цілеспрямоване та ефективне розслідування. У такому випадку закупівля та/або доступ до інформації повинні здійснюватися відповідно до законів та нормативних актів.

Принципи розслідування

Обстеження проводяться відповідно до таких принципів:

1) Основний принцип

Ми розслідуємо будь-які ознаки порушень відповідності або ризики за допомогою внутрішніх розслідувань на основі прозорих і чітко визначених процесів. Таким чином, ми гарантуємо, що наші внутрішні стандарти послідовно впроваджуються, а наше керівництво та керівники дотримуються своєї юридичної та корпоративної відповідальності.

2) Відповідність вимогам законодавства

Наші розслідування завжди проводяться у відповідності з усіма застосовними законами та нормативними актами.

3) Право бути почутим

Ніхто не повинен турбуватися про наслідки розслідування, поки у нього не буде можливості прокоментувати звинувачення.

4) Строгий принцип «потрібно знати»

У нашій діяльності задіяні тільки ті люди, які дійсно потрібні для обстеження. Інформація про результати розслідування буде надана лише тим сторонам, яким вона активно потрібна для подальшого розгляду справи або для виконання юридичних зобов’язань.

5) Конфіденційність

Уся інформація, зібрана в ході комплаєнс-розслідувань, буде оброблятися конфіденційно. Особистість викривача захищена з максимальною ретельністю.

6) Справедливість і взаємна повага

Розслідування проводитимуться чесно та з повагою до всіх зацікавлених сторін, дотримуючись об’єктивного та прозорого процесу без будь-якої упередженості. «Презумпція невинуватості» поширюється на всі внутрішні розслідування. Будь-який вид примусу, погроз тощо не допускається. Слідчі дії проводяться без невиправданих затримок, у порядку черговості та терміновості, а також з урахуванням витрат та зусиль.

7) Зручність використання результатів

Комплаєнс-розслідування проводяться таким чином, щоб результати в цілому могли бути використані в суді

Захист даних

Проводячи внутрішні розслідування, CERTINA забезпечує дотримання вимог застосовного законодавства про захист даних. Якщо Вам потрібна конкретна інформація або у Вас виникли питання щодо обробки Ваших персональних даних, Ви можете звернутися до Інспектора з питань захисту даних CERTINA, використовуючи контактні дані нижче:

Інспектор із захисту даних: Філіп Гесс

CERTINA Holding AG
Роберта-Коха-Вул. 5А
D-82031 Грюнвальд
Тел.:
+49 (0) 34946694400

E-mail:
phillip.hess@certina-group.com