Tillmötesgående

För att säkerställa din anonymitet har vi gett en extern advokatbyrå i uppdrag att anonymisera rapporterna. Vi tar emot dina klagomål utan några kontaktuppgifter. Advokatbyrån är en oberoende juridisk advokatbyrå.

Du kan använda rapporteringssystemet för att rapportera överträdelser av vår uppförandekod eller lagöverträdelser. Inklusive frågor som rör mutor och korruption, konkurrensrätt, bedrägeri, ekonomisk brottslighet, produktsäkerhet och produktkvalitet, trakasserier eller diskriminering, internationell handelskontroll, skydd av personuppgifter, rättigheter och skydd av personer, allvarlig miljöskada eller intressekonflikter.

För att kunna hantera ditt klagomål så exakt som möjligt vill vi be dig att inkludera följande information i ditt e-postmeddelande:

1. Anledning till klagomålet
2. Är du anställd på den berörda avdelningen?
3. Berörd avdelning av klagomålet
4. Berörda personer
5. Plats för klagomålet

CERTINA-GRUPPEN, nedan kallad ”Företaget” eller ”CERTINA”.

På CERTINA är integritet och efterlevnad av lagar och interna regler vår högsta prioritet. För att säkerställa att dessa värden efterlevs och för att undvika eller minimera eventuella risker för överträdelser är det avgörande att missförhållanden upptäcks, klargörs och åtgärdas i ett tidigt skede. Alla indikationer på eventuella oegentligheter kommer att tas på allvar och leda till en utredning enligt ett objektivt och öppet förfarande utan partiskhet.

Brott mot lagar och interna regler medför risk för betydande skada för företaget, ledningen, varje ansvarig chef och varje berörd medarbetare. Förutom höga böter, som också kan drabba CERTINA som företag, hotas de inblandade personerna med yttre personliga konsekvenser, som kan inkludera böter eller, beroende på fallet, fängelse, samt interna personliga konsekvenser. Dessutom kan efterlevnadsärenden leda till skada på anseendet och ekonomin (t.ex. negativ mediebevakning, förlorade intäkter), skadeståndsanspråk (t.ex. från kunder) och uteslutning från offentliga upphandlingar (”svartlistning”).

Ledningen är enligt lag skyldig att utreda varje misstanke om olagligt eller olämpligt beteende som den får kännedom om på eget initiativ. Överträdelser av efterlevnaden och lagöverträdelser som upptäcks i processen måste åtgärdas omedelbart och sanktioner måste övervägas. Dessutom är ledningen skyldig att kontrollera om civilrättsliga skadeståndsanspråk kan göras gällande mot gärningsmannen. För att uppfylla de rättsliga skyldigheterna har ledningen för CERTINA inrättat en visselblåsarplattform och etablerat en process för att klargöra inkommande information.

Presentationen och förklaringen av visselblåsning på CERTINA på grundval av detta dokument tar hänsyn till olika rättsliga krav för visselblåsarsystem och skydd för visselblåsare, såsom EU:s visselblåsardirektiv 2019/1937, motsvarande genomförandelagar, lagen om företagens tillbörliga aktsamhet i leveranskedjor (LkSG), etc. Information från visselblåsare hjälper CTRINA att motverka överträdelser i ett tidigt skede och att minska skadan för vårt företag, våra anställda och våra affärspartners.

Omkrets

Vem kan informera om en överträdelse?

Alla CERTINA-anställda, kunder, leverantörer och andra tredje parter (t.ex. direkt berörda, personer med kännedom om en (möjlig) överträdelse av en direkt/indirekt leverantör) har möjlighet att kontakta oss via olika kanaler för att rapportera överträdelser.

Vad kan rapporteras?

Överträdelser av interna regler och/eller tillämpliga lagar kan rapporteras via flera kanaler. Indikationer eller misstankar om överträdelser kan också rapporteras och tas på allvar. Därför hänvisar termen ”överträdelser” i detta dokument till både faktiska och potentiella överträdelser i den mening som avses i § 2 HinSchG. Följande beteenden/fakta kommer att beaktas, till exempel:

• Mutor eller korruption
• Andra brott (t.ex. stöld, handel eller konsumtion av illegala droger, våld eller hot om våld och skadegörelse)
• Oetiskt beteende, inklusive brott mot företagets policy
• sexuella trakasserier, diskriminering, kränkande särbehandling eller mobbning
• Överträdelser av lagstiftning som kräver produktsäkerhet och överensstämmelse
• Överträdelser av konkurrens- och antitrustlagstiftningen
• Överträdelser av lagbestämmelser med krav på skydd av personuppgifter inom ramen för GDPR.

Anmälningspliktiga beteenden är inte enbart personliga, arbetsrelaterade klagomål. Ett personligt, arbetsrelaterat klagomål är ett klagomål om ett ärende som rör en anställds nuvarande eller tidigare anställning och som har eller kan ha en personlig inverkan på personen i fråga, men som inte har en bredare inverkan på företaget. Exempel på personliga, arbetsrelaterade klagomål är:

• Konflikter mellan anställda
• Beslut om anställning, förflyttning eller befordran av arbetstagaren
• Beslut om anställningsvillkor för arbetstagare
• Beslut om avbrytande eller upphörande av anställningsförhållande
• Disciplinära åtgärder.

Personliga, arbetsrelaterade klagomål ska rapporteras till ansvarig chef, HR-avdelningen eller företagsrådet.

Vem ansvarar för visselblåsarsystemet?

HR-avdelningen ansvarar för förvaltningen av CERTINAs visselblåsarsystem. De personer som anförtrotts förvaltningen av visselblåsarsystemet ska säkerställa opartiskhet, vara oberoende, inte vara föremål för instruktioner och ha tystnadsplikt. Indikationer på möjliga överträdelser behandlas av en CERTINA-handläggare.

Indikationer på överträdelser av globala minimiarbetsnormer som Certina har åtagit sig att följa kan rapporteras till CERTINA. Förutom erkännandet av ILO:s grundläggande arbetsnormer och erkännandet av den allmänna förklaringen om de mänskliga rättigheterna omfattar dessa miniminormer för arbete principer om god hälsa och säkerhet på arbetsplatsen, möjligheter till yrkesmässig och personlig utveckling, rätt till skälig ersättning, förbud mot barnarbete och tvångsarbete samt förbud mot diskriminering av alla slag.

Anonymitet och konfidentialitet

Visselblåsares anonymitet vid rapportering är tillåten (så långt det är juridiskt möjligt). Information som lämnas ut under en utredning kommer att hållas konfidentiell i den mån det är möjligt och lämpligt.

Skydd av visselblåsare (inga repressalier)

CERTINA förbjuder och tolererar inte någon form av repressalier (t.ex. negativa åtgärder, disciplinära åtgärder, hot, skrämseltaktik) för att rapportera en överträdelse i god tro eller på annat sätt samarbeta i utredningen av en överträdelse. Varje överträdelse bör rapporteras via en av de rapporteringskanaler som tillhandahålls av CERTINA för att säkerställa att ledningen är medveten om den och därmed ger tillräckligt skydd för visselblåsare. Att medvetet rapportera falsk information (”skadlig rapport”) är i sig en överträdelse, och åtgärder som vidtas till följd av sådan skadlig rapportering utgör inte repressalier.

Andra registrerade

I sina utredningar strävar CERTINA efter att skydda de legitima intressena hos andra personer som berörs av ett avslöjande. Att misstänka en annan person kan få allvarliga konsekvenser. I sina utredningar följer CERTINA strikt principerna om ”oskuldspresumtion” och ”behovsenlig behörighet”. Det är viktigt att visselblåsarsystemet används på ett ansvarsfullt sätt. CERTINA kommer inte att stödja åtgärder som kan göra anställda till offer för ogrundade eller falska anklagelser.

Så här anmäler du överträdelser

1. Direktkontakt: En öppen kommunikationskultur är en viktig del av en välfungerande regelefterlevnad. Medarbetarna måste kunna åtgärda fel öppet och framför allt i ett tidigt skede. Även om du misstänker en överträdelse av efterlevnaden kan du alltid kontakta din chef, även om det inte är en officiell rapporteringskanal. Det finns uttryckligen ingen skyldighet att rapportera till chefen.
2. Interna rapporteringskontor: CERTINA har anlitat en extern advokatbyrå för att anonymisera rapporterna. Vi tar emot dina klagomål utan några kontaktuppgifter. Advokatbyrån är en oberoende juridisk advokatbyrå.

Visselblåsarens rättigheter och skyldigheter

1. Sekretess: Visselblåsarens identitet skyddas med största omsorg. CERTINA skyddar visselblåsarens intressen genom att tillhandahålla ett säkert visselblåsarsystem och se till att all mottagen information hålls konfidentiell.

2. Skydd mot repressalier: CERTINA förbjuder och tolererar inte några repressalier för att rapportera en överträdelse i god tro eller på annat sätt samarbeta i utredningen av en överträdelse. Vi tillämpar EU-direktivet (EU) 2019/1937 (det så kallade visselblåsardirektivet och motsvarande genomförandelagar i EU:s medlemsstater) och, i olika jurisdiktioner över hela världen, respektive lokala lagar och riktlinjer för skydd av visselblåsare och förebyggande av repressalier. Andra personer som är inblandade i en utredning är skyddade på samma sätt.

3. Anmälan av giltiga skäl: Alla rapporter måste baseras på giltiga skäl (CERTINA måste ha verifierbar och allvarlig information om en överträdelse) som får visselblåsaren att tro att det rapporterade faktumet är sant (rapportera i god tro). Inga ekonomiska förmåner erbjuds eller beviljas visselblåsare. Visselblåsare kan bli föremål för lämpliga åtgärder om det visar sig att falsk information medvetet har rapporterats, beroende på tillämplig jurisdiktion.

4. Ingen utredning av visselblåsare: Av juridiska skäl och säkerhetsskäl förväntar vi oss inte att en visselblåsare ska utreda överträdelser av regelefterlevnad på ett oberoende sätt. Den inledande insamlingen av information för rapportering är däremot tillåten och kan bidra till att möjliggöra en riktad och effektiv utredning. I ett sådant fall måste anskaffningen av och/eller tillgången till informationen ske i enlighet med lagar och förordningar.

Principer för undersökningen

Undersökningarna utförs i enlighet med följande principer:

1) Grundläggande princip

Vi utreder alla indikationer på överträdelser eller risker i efterlevnaden genom interna utredningar baserade på transparenta och tydligt definierade processer. På så sätt säkerställer vi att våra interna standarder implementeras konsekvent och att vår ledning och våra chefer lever upp till sitt juridiska och företagsmässiga ansvar.

2) Efterlevnad av lagkrav

Våra utredningar utförs alltid i enlighet med alla tillämpliga lagar och förordningar.

3) Rätten att bli hörd

Ingen behöver oroa sig för att drabbas av konsekvenser av en utredning förrän de har haft möjlighet att kommentera anklagelserna.

4) Strikt ”need to know”-princip

Endast personer som faktiskt behövs för en examination är involverade i vår verksamhet. Informationen om resultaten av utredningen kommer endast att göras tillgänglig för de parter som aktivt behöver den för fortsatta förfaranden eller för att uppfylla rättsliga skyldigheter.

5) Sekretess

All information som samlas in i samband med efterlevnadsundersökningar kommer att behandlas konfidentiellt. Visselblåsarens identitet skyddas med största omsorg.

6) Rättvisa och ömsesidig respekt

Utredningarna kommer att genomföras på ett rättvist sätt och med respekt för alla berörda parter, efter en objektiv och öppen process utan partiskhet. ”Oskuldspresumtionen” gäller för alla interna utredningar. Någon form av tvång, hot eller liknande är inte tillåtet. Utredningsverksamheten genomförs utan onödigt dröjsmål, i prioritetsordning och efter hur brådskande den är, och med beaktande av kostnader och insatser.

7) Resultatens användbarhet

Efterlevnadsutredningar genomförs på ett sådant sätt att resultaten i allmänhet kan användas i domstol

Dataskydd

Vid genomförande av interna utredningar säkerställer CERTINA att kraven i gällande dataskyddslagar följs. Om du vill ha specifik information eller har frågor om behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta CERTINAs dataskyddsombud med hjälp av kontaktuppgifterna nedan:

Dataskyddsombud: Phillip Hess

CERTINA Holding AG
Robert-Koch-Str. 5a
D-82031 Grünwald
Telefon:
+49 (0) 34946694400

E-post:
phillip.hess@certina-group.com