Согласие

Чтобы обеспечить вашу анонимность, мы поручили сторонней юридической фирме анонимизировать сообщения. Мы получаем ваши жалобы без каких-либо контактных данных. Адвокатская контора является независимой юридической фирмой.

Вы можете использовать систему жалоб, чтобы сообщать о нарушениях нашего Кодекса поведения или о нарушениях закона. Включая вопросы, связанные со взяточничеством и коррупцией, законодательством о конкуренции, мошенничеством, финансовыми преступлениями, безопасностью и качеством продукции, домогательствами или дискриминацией, контролем за международной торговлей, защитой персональных данных, правами и защитой лиц, серьезным ущербом окружающей среде или конфликтом интересов.

Для того, чтобы иметь возможность обработать вашу жалобу как можно точнее, мы просим вас включить в ваше электронное письмо следующую информацию:

1. Причина жалобы
2. Вы сотрудник пострадавшего подразделения?
3. Затронутый отдел жалобы
4. Вовлеченные лица
5. Место рассмотрения жалобы

CERTINA GROUP, именуемая в дальнейшем «Компания» или «CERTINA».

Честность и соблюдение законов и внутренних нормативных актов являются главными приоритетами компании CERTINA. Для того, чтобы обеспечить соблюдение этих ценностей и избежать или свести к минимуму возможные риски, связанные с нарушениями, крайне важно, чтобы неправомерные действия выявлялись, выяснялись и устранялись на ранней стадии. Любое указание на возможные неправомерные действия будет воспринято серьезно и приведет к расследованию в соответствии с объективной и прозрачной процедурой без какой-либо предвзятости.

Нарушения законов и внутренних нормативных актов несут в себе риск нанесения значительного ущерба компании, руководству, каждому ответственному руководителю и каждому пострадавшему сотруднику. В дополнение к высоким штрафам, которые также могут повлиять на компанию CERTINA, вовлеченным лицам угрожают внешними персональными последствиями, которые могут включать штрафы или, в зависимости от конкретного случая, тюремное заключение, а также внутренние личные последствия. Кроме того, комплаенс-кейсы могут привести к репутационному и экономическому ущербу (например, негативное освещение в СМИ, потеря дохода), искам о возмещении убытков (например, от клиентов) и исключению из государственных тендеров («черный список»).

Руководство по закону обязано расследовать любое подозрение в незаконном или ненадлежащем поведении, о котором ему стало известно по собственной инициативе. Нарушения комплаенса и законодательства, обнаруженные в процессе, должны быть немедленно устранены, а санкции должны быть рассмотрены. Кроме того, руководство обязано проверить, могут ли быть предъявлены гражданско-правовые требования о возмещении ущерба к правонарушителю. В целях соблюдения юридических обязательств руководство CERTINA создало платформу для информирования о нарушениях и установило процесс прояснения поступающей информации.

При представлении и разъяснении информации о нарушениях в CERTINA на основе этого документа учитываются различные правовые требования к системам информирования о нарушениях и защите информаторов, такие как Директива ЕС 2019/1937 о нарушениях, соответствующие законы о внедрении, Закон о корпоративной комплексной проверке в цепочках поставок (LkSG) и т. д. Информация, поступающая от информаторов, помогает CTRINA противодействовать нарушениям на ранней стадии и снижать ущерб для нашей компании, наших сотрудников и наших деловых партнеров.

Окружность

Кто может сообщить о нарушении?

Все сотрудники, клиенты, поставщики и другие третьи лица CERTINA (например, лица, которых это непосредственно касается, лица, которым известно о (возможном) нарушении со стороны прямого/косвенного поставщика) имеют возможность связаться с нами по различным каналам, чтобы сообщить о нарушениях.

О чем можно сообщить?

О нарушениях внутренних правил и/или применимого законодательства можно сообщить по нескольким каналам. О признаках или подозрениях на нарушения также можно сообщать, и они воспринимаются серьезно. Таким образом, термин «нарушения» в настоящем документе относится как к фактическим, так и к потенциальным нарушениям по смыслу § 2 HinSchG. Во внимание, например, принимаются следующие модели поведения/факты:

• Взяточничество или коррупция
• Другие уголовные преступления (например, кража, незаконный оборот или потребление запрещенных наркотиков, насилие или угроза насилия и повреждение имущества)
• Неэтичное поведение, в том числе нарушение политик компании
• сексуальные домогательства, дискриминация, виктимизация или издевательства
• Нарушения законодательства, требующего соблюдения требований безопасности и соответствия продукции
• Нарушения конкурентного и антимонопольного законодательства
• Нарушения правовых норм с требованиями по защите персональных данных в рамках GDPR.

Поведение, подлежащее уведомлению, не является исключительно личным, связанным с работой жалобой. Личная жалоба, связанная с работой, — это жалоба по вопросу, связанному с текущим или прошлым местом работы сотрудника, которая оказывает или может оказать личное влияние на данное лицо, но не оказывает более широкого влияния на компанию. Примеры личных жалоб, связанных с работой:

• межличностные конфликты между сотрудниками
• Решения о приеме на работу, переводе или продвижении по службе работника
• Решения об условиях найма сотрудников
• Решения о приостановлении или прекращении трудовых отношений
• Дисциплинарные меры.

Личные, связанные с работой жалобы следует сообщать ответственному руководителю, отделу кадров или производственному совету.

Кто отвечает за систему информирования о нарушениях?

Отдел кадров отвечает за управление системой информирования о нарушениях CERTINA. Лица, которым доверено управление системой информирования о нарушениях, обеспечивают беспристрастность, независимость, не подчиняются инструкциям и обязаны соблюдать конфиденциальность. Информация о возможных нарушениях обрабатывается специалистом по рассмотрению дел CERTINA.

О нарушениях минимальных мировых трудовых норм, которые взяла на себя компания CERTINA, можно сообщать в CERTINA. В дополнение к признанию основных трудовых норм МОТ и Всеобщей декларации прав человека, эти минимальные трудовые нормы включают принципы надлежащей гигиены и безопасности труда, возможностей для профессионального и личностного развития, права на соответствующее вознаграждение, запрета детского и принудительного труда и запрета дискриминации любого рода.

Анонимность и конфиденциальность

Анонимность информаторов при сообщении допустима (насколько это возможно по закону). Информация, раскрытая в ходе расследования, будет сохранена в тайне настолько, насколько это возможно и целесообразно.

Защита информаторов (без ответных мер)

CERTINA запрещает и не терпит никаких ответных мер (например, неблагоприятных действий, дисциплинарных мер, угроз, запугивания) за добросовестное сообщение о нарушении или иное сотрудничество в расследовании нарушения. О любом нарушении следует сообщать по одному из каналов связи, предоставленных CERTINA, чтобы руководство знало о нем и, таким образом, обеспечивало надлежащую защиту информаторов. Сообщение заведомо ложной информации («злонамеренное сообщение») само по себе является нарушением, и действия, предпринятые в результате такого злонамеренного сообщения, не являются ответными мерами.

Другие субъекты данных

В своих расследованиях CERTINA стремится защитить законные интересы других лиц, которых затрагивает раскрытие информации. Привлечение другого человека под подозрение может иметь серьезные последствия. В своих расследованиях CERTINA строго придерживается принципов «презумпции невиновности» и принципа «необходимо знать». Важно, чтобы система информирования о нарушениях использовалась ответственно. CERTINA не будет поддерживать действия, которые могут сделать сотрудников жертвами необоснованных или ложных обвинений.

Как сообщить о нарушениях

1. Прямой контакт: Культура открытого общения является важным компонентом хорошо функционирующего комплаенса. Сотрудники должны уметь открыто и, прежде всего, на ранней стадии устранять ошибки. Даже если вы подозреваете нарушение комплаенса, вы всегда можете связаться со своим руководителем, даже если это не официальный канал отчетности. Нет никаких обязательств отчитываться перед менеджером.
2. Отделы внутренней отчетности: Компания CERTINA поручила сторонней юридической фирме обезличить отчеты. Мы получаем ваши жалобы без каких-либо контактных данных. Адвокатская контора является независимой юридической фирмой.

Права и обязанности информатора

1. Конфиденциальность: Личность осведомителя охраняется с особой тщательностью. CERTINA защищает интересы информатора, предоставляя безопасную систему информирования о нарушениях и гарантируя, что вся полученная информация остается конфиденциальной.

2. Защита от возмездия: Компания CERTINA запрещает и не допускает каких-либо ответных мер за добросовестное сообщение о нарушении или иное сотрудничество в расследовании нарушения. Мы применяем Директиву ЕС (ЕС) 2019/1937 (так называемую Директиву о нарушениях и соответствующие имплементационные законы государств-членов ЕС) и, в различных юрисдикциях по всему миру, соответствующие местные законы и руководящие принципы по защите осведомителей и предотвращению ответных мер. Другие люди, участвующие в расследовании, также защищены.

3. Уведомление по уважительным причинам: Все сообщения должны основываться на уважительных причинах (CERTINA должна располагать поддающейся проверке и серьезной информацией о нарушении), которые заставляют информатора поверить в то, что сообщенный факт является правдивым (сообщайте добросовестно). Никакие финансовые льготы осведомителям не предлагаются и не предоставляются. Осведомители могут быть подвергнуты соответствующим действиям, если будет установлено, что ложная информация была сообщена сознательно, в зависимости от применимой юрисдикции.

4. Отсутствие расследования со стороны осведомителя: По юридическим причинам и соображениям безопасности мы не ожидаем, что осведомитель будет самостоятельно расследовать нарушения нормативных требований. С другой стороны, первоначальный сбор информации для отчетности допустим и может способствовать целенаправленному и эффективному расследованию. В таком случае получение информации и/или доступ к ней должны осуществляться в соответствии с законами и нормативными актами.

Принципы исследования

Обследования проводятся в соответствии со следующими принципами:

1) Основной принцип

Мы расследуем любые признаки нарушений или рисков комплаенса с помощью внутренних расследований, основанных на прозрачных и четко определенных процессах. Таким образом, мы гарантируем, что наши внутренние стандарты последовательно внедряются, а наше руководство и руководители выполняют свою юридическую и корпоративную ответственность.

2) Соблюдение требований законодательства

Наши расследования всегда проводятся в соответствии со всеми применимыми законами и правилами.

3) Право быть услышанным

Никто не должен беспокоиться о последствиях расследования до тех пор, пока у него не будет возможности прокомментировать обвинения.

4) Строгий принцип «нужно знать»

К нашей деятельности привлекаются только те люди, которые действительно нужны для обследования. Информация о результатах расследования будет доступна только тем сторонам, которые в ней нуждаются для дальнейшего разбирательства или выполнения юридических обязательств.

5) Конфиденциальность

Вся информация, собранная в ходе расследований соответствия, будет обрабатываться конфиденциально. Личность осведомителя охраняется с особой тщательностью.

6) Справедливость и взаимное уважение

Расследования будут проводиться честно и с уважением ко всем заинтересованным сторонам, в соответствии с объективным и прозрачным процессом без какой-либо предвзятости. «Презумпция невиновности» применяется ко всем внутренним расследованиям. Любые виды принуждения, угрозы и т.. не допускаются. Следственные действия проводятся без неоправданных задержек, в порядке приоритетности и срочности, а также с учетом затрат и усилий.

7) Юзабилити результатов

Комплаенс-расследования проводятся таким образом, чтобы их результаты, как правило, можно было использовать в суде

Защита данных

При проведении внутренних расследований CERTINA обеспечивает соблюдение требований применимого законодательства о защите данных. Если вы хотите получить конкретную информацию или у вас есть вопросы об обработке ваших персональных данных, вы можете связаться со специалистом по защите данных CERTINA, используя контактную информацию, указанную ниже:

Уполномоченный по защите данных: Филипп Хесс (Phillip Hess)

CERTINA Holding AG
Ул. Роберта-Коха 5а
D-82031 Грюнвальд
Телефон:
+49 (0) 34946694400

Электронная почта:
phillip.hess@certina-group.com