Conformidade

A fim de garantir o seu anonimato, contratamos um escritório de advocacia externo para anonimizar os relatórios. Recebemos as suas reclamações sem quaisquer dados de contacto. A sociedade de advogados é uma sociedade de advogados independente.

Pode utilizar o sistema de denúncias para denunciar violações do nosso Código de Conduta ou violações da lei. Incluindo questões relacionadas com suborno e corrupção, direito da concorrência, fraude, criminalidade financeira, segurança e qualidade dos produtos, assédio ou discriminação, controlos do comércio internacional, proteção de dados pessoais, direitos e proteção de pessoas, danos ambientais graves ou conflitos de interesses.

Para poder tratar a sua reclamação da forma mais precisa possível, gostaríamos de lhe pedir que inclua as seguintes informações no seu e-mail:

1. Motivo da queixa
2. É funcionário da divisão afetada?
3. Serviço afetado da queixa
4. Pessoas envolvidas
5. Localização da queixa

O GRUPO CERTINA, doravante designada por “Empresa” ou “CERTINA”.

Na CERTINA, a integridade e o cumprimento das leis e regulamentos internos são as nossas principais prioridades. A fim de assegurar a conformidade com estes valores e evitar ou minimizar possíveis riscos de violações, é crucial que as faltas cometidas sejam detetadas, esclarecidas e corrigidas numa fase precoce. Qualquer indício de possível má conduta será levado a sério e conduzirá a uma investigação de acordo com um procedimento objetivo e transparente, sem qualquer enviesamento.

Violações de leis e regulamentos internos acarretam o risco de danos significativos para a empresa, a gerência, todos os gerentes responsáveis e todos os funcionários afetados. Além de multas elevadas, que também podem afetar a CERTINA como empresa, as pessoas envolvidas são ameaçadas com consequências pessoais externas, que podem incluir multas ou, dependendo do caso, prisão, bem como consequências pessoais internas. Além disso, os casos de conformidade podem causar danos à reputação e económicos (por exemplo, cobertura negativa dos meios de comunicação social, perda de receitas), pedidos de indemnização (por exemplo, de clientes) e exclusão de concursos públicos («lista negra»).

A administração é legalmente obrigada a investigar qualquer suspeita de comportamento ilegal ou inadequado de que tome conhecimento por sua própria iniciativa. As violações de conformidade e violações da lei encontradas no processo devem ser remediadas imediatamente e as sanções devem ser consideradas. Além disso, a administração é obrigada a verificar se podem ser intentadas ações cíveis de indemnização contra o autor da infração. A fim de cumprir as obrigações legais, a administração da CERTINA criou uma plataforma de denúncias e estabeleceu um processo de esclarecimento das informações recebidas.

A apresentação e explicação da denúncia de irregularidades na CERTINA com base neste documento tem em conta vários requisitos legais para os sistemas de denúncias e a proteção dos denunciantes, tais como a Diretiva 2019/1937 relativa aos denunciantes da UE, as correspondentes leis de execução, a Lei sobre o Dever de Diligência Empresarial nas Cadeias de Abastecimento (LkSG), etc. As informações dos denunciantes ajudam a CTRINA a combater as violações numa fase inicial e a reduzir os danos para a nossa empresa, os nossos colaboradores e os nossos parceiros comerciais.

Circunferência

Quem pode informar sobre uma violação?

Todos os funcionários, clientes, fornecedores e outros terceiros da CERTINA (por exemplo, diretamente afetados, pessoas com conhecimento de uma (possível) violação por um fornecedor direto/indireto) têm a oportunidade de entrar em contato conosco através de vários canais para denunciar violações.

O que pode ser denunciado?

As violações dos regulamentos internos e/ou leis aplicáveis podem ser denunciadas através de vários canais. Indicações ou suspeitas de violações também podem ser relatadas e levadas a sério. Portanto, o termo “violações” neste documento refere-se a violações reais e potenciais na aceção do § 2 HinSchG. Os seguintes comportamentos/fatos entram em consideração, por exemplo:

• Suborno ou corrupção
• Outras infrações penais (por exemplo, roubo, tráfico ou consumo de drogas ilegais, violência ou ameaças de violência e danos materiais)
• Comportamento antiético, incluindo uma violação das políticas da empresa
• assédio sexual, discriminação, vitimização ou intimidação
• Violações da legislação que exige a segurança e conformidade dos produtos
• Violações do direito da concorrência e antitrust
• Violações de disposições legais com requisitos para a proteção de dados pessoais no âmbito do RGPD.

Os comportamentos notificáveis não são queixas exclusivamente pessoais relacionadas com o trabalho. Uma queixa pessoal relacionada com o trabalho é uma queixa sobre um assunto relacionado com o emprego atual ou passado de um empregado que tem ou pode ter um impacto pessoal na pessoa em questão, mas que não tem um impacto mais amplo na empresa. Exemplos de queixas pessoais relacionadas com o trabalho incluem:

• conflitos interpessoais entre empregados
• Decisões relativas à contratação, transferência ou promoção do colaborador
• Decisões sobre as condições de contratação dos trabalhadores
• Decisões de suspensão ou de cessação da relação de trabalho
• Medidas disciplinares.

As queixas pessoais relacionadas com o trabalho devem ser comunicadas ao gestor responsável, ao departamento de RH ou ao conselho de empresa.

Quem é responsável pelo sistema de denúncias?

O departamento de Recursos Humanos é responsável pela gestão do sistema de denúncias da CERTINA. As pessoas encarregadas da gestão do sistema de denúncias garantem a imparcialidade, são independentes, não estão sujeitas a instruções e são obrigadas a manter a confidencialidade. As indicações de possíveis violações são processadas por um responsável pelo caso CERTINA.

Os indícios de violações das normas laborais mínimas globais com que a CERTINA se comprometeu podem ser comunicados à CERTINA. Para além do reconhecimento das normas laborais fundamentais da OIT e da Declaração Universal dos Direitos do Homem, estas normas laborais mínimas incluem princípios de boa saúde e segurança no trabalho, oportunidades de desenvolvimento profissional e pessoal, direito a uma remuneração adequada, proibição do trabalho infantil e do trabalho forçado e proibição de qualquer tipo de discriminação.

Anonimato e confidencialidade

O anonimato dos denunciantes na comunicação é permitido (na medida do legalmente possível). As informações divulgadas no decurso de uma investigação serão mantidas confidenciais na medida do possível e adequado.

Proteção dos denunciantes (sem retaliação)

A CERTINA proíbe e não tolera qualquer tipo de retaliação (por exemplo, ações adversas, medidas disciplinares, ameaças, intimidação) por denunciar uma violação de boa-fé ou cooperar de outra forma na investigação de uma violação. Qualquer violação deve ser comunicada através de um dos canais de denúncia disponibilizados pela CERTINA, a fim de garantir que a administração tem conhecimento da mesma e, assim, fornece proteção adequada aos denunciantes. Comunicar informações conscientemente falsas (“denúncia maliciosa”) é, em si mesmo, uma violação, e as ações tomadas como resultado dessa denúncia maliciosa não constituem retaliação.

Outros titulares de dados

Nas suas investigações, a CERTINA esforça-se por proteger os interesses legítimos de outras pessoas afetadas por uma divulgação. Colocar outra pessoa sob suspeita pode ter consequências graves. Nas suas investigações, a CERTINA adere estritamente aos princípios da “presunção de inocência” e do princípio da “necessidade de saber”. É importante que o sistema de denúncias seja utilizado de forma responsável. A CERTINA não apoiará ações que possam tornar os funcionários vítimas de acusações infundadas ou falsas.

Como denunciar violações

1. Contacto direto: Uma cultura de comunicação aberta é uma componente essencial do bom funcionamento do cumprimento. Os trabalhadores devem ser capazes de abordar os erros abertamente e, acima de tudo, numa fase precoce. Mesmo que suspeite de uma violação de conformidade, pode sempre contactar o seu supervisor, mesmo que este não seja um canal oficial de denúncias. Não existe explicitamente qualquer obrigação de prestar contas ao gestor.
2. Gabinetes de informação interna: A CERTINA encomendou a um escritório de advocacia externo o anonimato dos relatórios. Recebemos as suas reclamações sem quaisquer dados de contacto. A sociedade de advogados é uma sociedade de advogados independente.

Direitos e obrigações do denunciante

1. Confidencialidade: A identidade do denunciante é protegida com o máximo cuidado. A CERTINA salvaguarda os interesses do denunciante, fornecendo um sistema de denúncia seguro e garantindo que todas as informações recebidas são mantidas confidenciais.

2. Proteção contra retaliação: A CERTINA proíbe e não tolera qualquer retaliação por comunicar uma violação de boa fé ou cooperar de outra forma na investigação de uma violação. Aplicamos a Diretiva da UE (UE) 2019/1937 (a chamada Diretiva Whistleblower e as leis de execução correspondentes dos Estados-Membros da UE) e, em várias jurisdições em todo o mundo, as respetivas leis e diretrizes locais para a proteção dos denunciantes e a prevenção de retaliações. Outras pessoas envolvidas numa investigação estão igualmente protegidas.

3. Notificação por razões válidas: Todas as denúncias devem basear-se em razões válidas (a CERTINA deve ter informações verificáveis e sérias sobre uma violação) que levem o denunciante a acreditar que o facto denunciado é verdadeiro (comunicar de boa-fé). Não são oferecidos ou concedidos quaisquer benefícios financeiros aos denunciantes. Os denunciantes podem estar sujeitos a medidas adequadas se se verificar que foram comunicadas informações falsas com conhecimento de causa, dependendo da jurisdição aplicável.

4. Nenhuma investigação por parte do denunciante: Por razões legais e de segurança, não esperamos que um denunciante investigue de forma independente violações de conformidade. Por outro lado, a recolha inicial de informações para a comunicação de informações é admissível e pode ajudar a permitir uma investigação orientada e eficaz. Nesse caso, a aquisição e/ou o acesso às informações devem estar em conformidade com as leis e regulamentos.

Princípios do inquérito

Os exames são efetuados de acordo com os seguintes princípios:

1) Princípio básico

Investigamos quaisquer indícios de violações ou riscos de conformidade através de investigações internas baseadas em processos transparentes e claramente definidos. Desta forma, garantimos que as nossas normas internas são implementadas de forma consistente e que a nossa gestão e executivos estão à altura das suas responsabilidades legais e corporativas.

2) Cumprimento dos requisitos legais

As nossas investigações são sempre realizadas de acordo com todas as leis e regulamentos aplicáveis.

3) Direito a ser ouvido

Ninguém tem de se preocupar em enfrentar as consequências de uma investigação até ter tido a oportunidade de comentar as alegações.

4) Princípio estrito da “necessidade de saber”

Apenas as pessoas que são realmente necessárias para um exame estão envolvidas em nossas atividades. As informações sobre os resultados do inquérito só serão disponibilizadas às partes que delas necessitem ativamente para prosseguimento do processo ou para cumprimento de obrigações legais.

5) Confidencialidade

Todas as informações recolhidas no decurso de investigações de conformidade serão tratadas confidencialmente. A identidade do denunciante é protegida com o máximo cuidado.

6) Equidade e respeito mútuo

As investigações serão conduzidas de forma justa e com respeito por todas as partes envolvidas, seguindo um processo objetivo e transparente, sem qualquer parcialidade. A “presunção de inocência” aplica-se a todas as investigações internas. Não é permitido qualquer tipo de coação, ameaça ou algo semelhante. As atividades de inquérito são realizadas sem demora injustificada, por ordem de prioridade e urgência, e tendo em conta os custos e os esforços.

7) Usabilidade dos resultados

As investigações de conformidade são conduzidas de tal forma que os resultados podem, em geral, ser utilizados em tribunal

Proteção de dados

Ao realizar investigações internas, a CERTINA garante que os requisitos das leis de proteção de dados aplicáveis são cumpridos. Caso pretenda informações específicas ou tenha dúvidas sobre o tratamento dos seus dados pessoais, pode contactar o Encarregado de Proteção de Dados da CETINA através dos contactos abaixo:

Responsável pela Proteção de Dados: Phillip Hess

CERTINA Holding AG
Robert-Koch-Str. 5 bis
D-82031 Grünwald
Telefone: +49 (0) 34946694400

Correio eletrónico: phillip.hess@certina-group.com