Zgodność

W celu zapewnienia Państwa anonimowości zleciliśmy zewnętrznej kancelarii prawnej anonimizację zgłoszeń. Otrzymujemy Twoje skargi bez żadnych danych kontaktowych. Kancelaria jest niezależną kancelarią prawną.

Możesz skorzystać z systemu zgłaszania, aby zgłosić naruszenia naszego Kodeksu postępowania lub naruszenia prawa. W tym kwestie związane z łapówkarstwem i korupcją, prawem konkurencji, oszustwami, przestępstwami finansowymi, bezpieczeństwem i jakością produktów, nękaniem lub dyskryminacją, kontrolami handlu międzynarodowego, ochroną danych osobowych, prawami i ochroną osób, poważnymi szkodami wyrządzonymi środowisku naturalnemu lub konfliktami interesów.

Aby móc jak najdokładniej rozpatrzyć Twoją reklamację, prosimy o podanie w wiadomości e-mail następujących informacji:

1. Powód reklamacji
2. Czy jesteś pracownikiem oddziału, którego dotyczy problem?
3. Dział, którego dotyczy skarga
4. Zaangażowane osoby
5. Miejsce, w którym złożono skargę

GRUPA CERTINA, zwana dalej „Spółką” lub „CERTINA”.

W firmie CERTINA uczciwość i zgodność z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi są naszymi najważniejszymi priorytetami. Aby zapewnić zgodność z tymi wartościami oraz uniknąć lub zminimalizować ewentualne ryzyko związane z naruszeniami, kluczowe znaczenie ma wykrywanie, wyjaśnianie i naprawianie nieprawidłowości na wczesnym etapie. Wszelkie oznaki możliwego niewłaściwego postępowania będą traktowane poważnie i doprowadzą do dochodzenia zgodnie z obiektywną i przejrzystą procedurą, bez żadnych uprzedzeń.

Naruszenia prawa i regulacji wewnętrznych niosą ze sobą ryzyko znacznych szkód dla firmy, kierownictwa, każdego odpowiedzialnego kierownika i każdego pracownika, którego to dotyczy. Oprócz wysokich kar pieniężnych, które mogą również dotknąć firmę CERTINA, osobom zaangażowanym grozi zewnętrzne konsekwencje osobiste, które mogą obejmować grzywny lub, w zależności od przypadku, karę pozbawienia wolności, a także wewnętrzne konsekwencje osobiste. Ponadto przypadki przestrzegania przepisów mogą prowadzić do uszczerbku na reputacji i szkód gospodarczych (np. negatywny przekaz medialny, utrata przychodów), roszczeń odszkodowawczych (np. ze strony klientów) oraz wykluczenia z przetargów publicznych („czarna lista”).

Kierownictwo jest prawnie zobowiązane do zbadania wszelkich podejrzeń o nielegalne lub niewłaściwe zachowanie, o których dowie się z własnej inicjatywy. Naruszenia zgodności i naruszenia prawa stwierdzone w procesie muszą zostać natychmiast naprawione i należy rozważyć sankcje. Ponadto kierownictwo jest zobowiązane do sprawdzenia, czy można dochodzić cywilnoprawnych roszczeń odszkodowawczych od sprawcy. Aby wywiązać się ze zobowiązań prawnych, kierownictwo firmy CERTINA utworzyło platformę dla sygnalistów i ustanowiło proces wyjaśniania napływających informacji.

Prezentacja i wyjaśnienie whistleblowingu w CERTINA na podstawie tego dokumentu uwzględnia różne wymagania prawne dotyczące systemów informowania o nieprawidłowościach i ochrony sygnalistów, takie jak dyrektywa UE w sprawie sygnalistów 2019/1937, odpowiednie przepisy wykonawcze, ustawa o należytej staranności przedsiębiorstw w łańcuchach dostaw (LkSG) itp. Informacje od sygnalistów pomagają CTRINA przeciwdziałać naruszeniom na wczesnym etapie i zmniejszać szkody dla naszej firmy, naszych pracowników i naszych partnerów biznesowych.

Obwód

Kto może poinformować o naruszeniu?

Wszyscy pracownicy, klienci, dostawcy i inne osoby trzecie CERTINA (np. osoby bezpośrednio dotknięte naruszeniem, osoby posiadające wiedzę o (możliwym) naruszeniu przez bezpośredniego/pośredniego dostawcę) mają możliwość skontaktowania się z nami za pośrednictwem różnych kanałów w celu zgłoszenia naruszeń.

Co można zgłosić?

Naruszenia wewnętrznych regulacji i/lub obowiązujących przepisów prawa można zgłaszać za pośrednictwem wielu kanałów. Oznaki lub podejrzenia naruszeń mogą być również zgłaszane i traktowane poważnie. W związku z tym termin „naruszenia” w niniejszym dokumencie odnosi się zarówno do rzeczywistych, jak i potencjalnych naruszeń w rozumieniu § 2 HinSchG. Pod uwagę brane są na przykład następujące zachowania/fakty:

• Przekupstwo lub korupcja
• Inne przestępstwa (np. kradzież, handel narkotykami lub ich zażywanie, przemoc lub groźby użycia przemocy oraz uszkodzenie mienia)
• Nieetyczne zachowanie, w tym naruszenie zasad firmy
• molestowanie seksualne, dyskryminacja, wiktymizacja lub nękanie
• Naruszenia przepisów wymagających bezpieczeństwa i zgodności produktów
• Naruszenia prawa konkurencji i prawa antymonopolowego
• Naruszenia przepisów prawa z wymogami ochrony danych osobowych w zakresie RODO.

Zachowania podlegające zgłoszeniu nie są wyłącznie osobistymi skargami związanymi z pracą. Skarga osobista związana z pracą to skarga dotycząca sprawy związanej z obecnym lub przeszłym zatrudnieniem pracownika, która ma lub może mieć osobisty wpływ na daną osobę, ale która nie ma szerszego wpływu na firmę. Przykłady skarg osobistych związanych z pracą obejmują:

• konflikty interpersonalne między pracownikami
• Decyzje dotyczące zatrudnienia, przeniesienia lub awansu pracownika
• Decyzje o warunkach zatrudniania pracowników
• Decyzje o zawieszeniu lub ustaniu stosunku pracy
• Środki dyscyplinarne.

Skargi osobiste związane z pracą należy zgłaszać odpowiedzialnemu kierownikowi, działowi HR lub radzie zakładowej.

Kto jest odpowiedzialny za system sygnalistów?

Dział kadr jest odpowiedzialny za zarządzanie systemem zgłaszania nieprawidłowości firmy CERTINA. Osoby, którym powierzono zarządzanie systemem sygnalistów, zapewniają bezstronność, są niezależne, nie podlegają poleceniom i są zobowiązane do zachowania poufności. Zgłoszenia dotyczące możliwych naruszeń są rozpatrywane przez osobę odpowiedzialną za sprawy firmy CERTINA.

Oznaki naruszenia globalnych minimalnych standardów pracy, do których przestrzegania zobowiązała się firma CERTINA, można zgłaszać do firmy CERTINA. Oprócz uznania podstawowych norm pracy MOP i uznania Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, te minimalne standardy pracy obejmują zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, możliwości rozwoju zawodowego i osobistego, prawo do odpowiedniego wynagrodzenia, zakaz pracy dzieci i pracy przymusowej oraz zakaz jakiejkolwiek dyskryminacji.

Anonimowość i poufność

Anonimowość sygnalistów w zgłoszeniach jest dopuszczalna (w miarę możliwości prawnych). Informacje ujawnione w trakcie dochodzenia będą traktowane jako poufne w możliwym i stosownym zakresie.

Ochrona sygnalistów (brak działań odwetowych)

CERTINA zabrania i nie toleruje żadnego rodzaju działań odwetowych (np. działań niepożądanych, środków dyscyplinarnych, gróźb, zastraszania) za zgłoszenie naruszenia w dobrej wierze lub inną współpracę w dochodzeniu w sprawie naruszenia. Wszelkie naruszenia powinny być zgłaszane za pośrednictwem jednego z kanałów zgłaszania udostępnionych przez firmę CERTINA, aby upewnić się, że kierownictwo jest tego świadome, a tym samym zapewnia odpowiednią ochronę sygnalistom. Świadome zgłaszanie fałszywych informacji („złośliwe zgłoszenie”) samo w sobie stanowi naruszenie, a działania podjęte w wyniku takiego złośliwego zgłoszenia nie stanowią działań odwetowych.

Inne osoby, których dane dotyczą

W swoich dochodzeniach CERTINA dąży do ochrony uzasadnionych interesów innych osób, których dotyczy ujawnienie. Postawienie innej osoby w stan podejrzenia może mieć poważne konsekwencje. W swoich dochodzeniach CERTINA ściśle przestrzega zasad „domniemania niewinności” i „ograniczonego dostępu”. Ważne jest, aby system sygnalistów był używany w sposób odpowiedzialny. CERTINA nie będzie wspierać działań, które mogłyby sprawić, że pracownicy staną się ofiarami bezpodstawnych lub fałszywych oskarżeń.

Jak zgłaszać naruszenia

1. Bezpośredni kontakt: Otwarta kultura komunikacji jest istotnym elementem dobrze funkcjonującej zgodności. Pracownicy muszą być w stanie reagować na błędy w sposób otwarty, a przede wszystkim na wczesnym etapie. Nawet jeśli podejrzewasz naruszenie zgodności, zawsze możesz skontaktować się ze swoim przełożonym, nawet jeśli nie jest to oficjalny kanał zgłaszania. Nie ma wyraźnego obowiązku zgłaszania się do kierownika.
2. Biura zgłoszeń wewnętrznych: CERTINA zleciła zewnętrznej kancelarii prawnej anonimizację raportów. Otrzymujemy Twoje skargi bez żadnych danych kontaktowych. Kancelaria jest niezależną kancelarią prawną.

Prawa i obowiązki sygnalisty

1. Poufność: Tożsamość sygnalisty jest chroniona z najwyższą starannością. CERTINA chroni interesy sygnalistów, zapewniając bezpieczny system informowania o nieprawidłowościach i zapewniając, że wszystkie otrzymane informacje są poufne.

2. Ochrona przed działaniami odwetowymi: CERTINA zabrania i nie toleruje żadnych działań odwetowych za zgłoszenie naruszenia w dobrej wierze lub inną współpracę w dochodzeniu w sprawie naruszenia. Stosujemy Dyrektywę UE (UE) 2019/1937 (tzw. Dyrektywa o sygnalistach i odpowiednie przepisy wykonawcze państw członkowskich UE) oraz, w różnych jurysdykcjach na całym świecie, odpowiednie lokalne przepisy i wytyczne dotyczące ochrony sygnalistów i zapobiegania działaniom odwetowym. Inne osoby zaangażowane w dochodzenie są podobnie chronione.

3. Powiadomienie z ważnych powodów: Wszystkie zgłoszenia muszą być oparte na ważnych podstawach (CERTINA musi posiadać możliwe do zweryfikowania i poważne informacje o naruszeniu), które skłaniają sygnalistę do przekonania, że zgłoszony fakt jest prawdziwy (zgłoszenie w dobrej wierze). Sygnalistom nie oferuje się ani nie przyznaje żadnych korzyści finansowych. Sygnaliści mogą podlegać odpowiednim działaniom, jeśli okaże się, że świadomie zgłoszono fałszywe informacje, w zależności od właściwej jurysdykcji.

4. Brak dochodzenia ze strony sygnalisty: Ze względów prawnych i bezpieczeństwa nie oczekujemy, że sygnalista będzie niezależnie badał naruszenia zgodności. Z drugiej strony wstępne gromadzenie informacji na potrzeby sprawozdawczości jest dopuszczalne i może pomóc w przeprowadzeniu ukierunkowanego i skutecznego dochodzenia. W takim przypadku pozyskanie informacji i/lub dostęp do nich musi być zgodny z przepisami ustawowymi i wykonawczymi.

Zasady dochodzenia

Badania przeprowadzane są zgodnie z następującymi zasadami:

1) Podstawowa zasada

Badamy wszelkie oznaki naruszeń zgodności lub ryzyka w drodze wewnętrznych dochodzeń opartych na przejrzystych i jasno zdefiniowanych procesach. W ten sposób zapewniamy, że nasze wewnętrzne standardy są konsekwentnie wdrażane, a nasze kierownictwo i kadra kierownicza wywiązują się ze swoich obowiązków prawnych i korporacyjnych.

2) Zgodność z wymogami prawnymi

Nasze dochodzenia są zawsze przeprowadzane zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami i regulacjami.

3) Prawo do bycia wysłuchanym

Nikt nie musi się martwić o konsekwencje dochodzenia, dopóki nie będzie miał możliwości skomentowania zarzutów.

4) Ścisła zasada „need to know”

W nasze działania zaangażowane są tylko te osoby, które są faktycznie potrzebne do badania. Informacje na temat wyników dochodzenia będą udostępniane wyłącznie tym stronom, które aktywnie potrzebują ich do dalszego postępowania lub do wypełnienia zobowiązań prawnych.

5) Poufność

Wszystkie informacje zebrane w trakcie dochodzenia w sprawie zgodności będą traktowane jako poufne. Tożsamość sygnalisty jest chroniona z najwyższą starannością.

6) Uczciwość i wzajemny szacunek

Dochodzenia będą prowadzone rzetelnie i z poszanowaniem wszystkich zainteresowanych stron, zgodnie z obiektywnym i przejrzystym procesem, bez żadnych uprzedzeń. „Domniemanie niewinności” ma zastosowanie do wszystkich dochodzeń wewnętrznych. Wszelkiego rodzaju przymus, groźby itp. są niedozwolone. Czynności dochodzeniowo-śledcze są prowadzone bez zbędnej zwłoki, w kolejności priorytetowej i pilnej, z uwzględnieniem kosztów i wysiłku.

7) Użyteczność wyników

Dochodzenia w sprawie zgodności są prowadzone w taki sposób, aby ich wyniki można było zasadniczo wykorzystać w sądzie

Ochrona danych

Prowadząc wewnętrzne dochodzenia, CERTINA zapewnia zgodność z wymogami obowiązujących przepisów o ochronie danych. Jeśli chcesz uzyskać szczegółowe informacje lub masz pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych, możesz skontaktować się z inspektorem ochrony danych firmy CERTINA, korzystając z poniższych danych kontaktowych:

Inspektor ochrony danych: Phillip Hess

CERTINA Holding AG
Robert-Koch-Str. 5a
D-82031 Grünwald
Telefon:
+49 (0) 34946694400

E-mail:
phillip.hess@certina-group.com