Samsvar

For å sikre din anonymitet har vi engasjert et eksternt advokatfirma til å anonymisere varslene. Vi mottar klagene dine uten kontaktinformasjon. Advokatfirmaet er et uavhengig advokatfirma.

Du kan bruke rapporteringssystemet til å rapportere brudd på våre etiske retningslinjer eller brudd på loven. Inkludert spørsmål knyttet til bestikkelser og korrupsjon, konkurranserett, svindel, økonomisk kriminalitet, produktsikkerhet og kvalitet, trakassering eller diskriminering, internasjonal handelskontroll, beskyttelse av personopplysninger, rettigheter og beskyttelse av personer, alvorlig miljøskade eller interessekonflikter.

For å kunne behandle klagen din så presist som mulig, ber vi deg om å inkludere følgende informasjon i e-posten din:

1. Begrunnelse for klagen
2. Er du ansatt i den berørte divisjonen?
3. Berørt avdeling av klagen
4. Involverte personer
5. Klagens plassering

CERTINA-KONSERNET, heretter kalt «Selskapet» eller «CERTINA».

Hos CERTINA er integritet og overholdelse av lover og interne forskrifter våre høyeste prioriteter. For å sikre etterlevelse av disse verdiene og for å unngå eller minimere mulig risiko ved normbrudd, er det avgjørende at kritikkverdige forhold oppdages, avklares og utbedres på et tidlig tidspunkt. Enhver indikasjon på mulig uredelighet vil bli tatt alvorlig og vil føre til en undersøkelse i henhold til en objektiv og gjennomsiktig prosedyre uten skjevhet.

Brudd på lover og interne regler medfører risiko for betydelig skade på selskapet, ledelsen, enhver ansvarlig leder og alle berørte ansatte. I tillegg til høye bøter, som også kan påvirke CERTINA som selskap, trues de involverte personene med eksterne personlige konsekvenser, som kan inkludere bøter eller, avhengig av saken, fengsel, samt interne personlige konsekvenser. I tillegg kan samsvarssaker føre til omdømmemessig og økonomisk skade (f.eks. negativ mediedekning, tap av inntekter), krav om erstatning (f.eks. fra kunder) og utestengelse fra offentlige anbud («svartelisting»).

Ledelsen er juridisk forpliktet til å undersøke enhver mistanke om ulovlig eller upassende oppførsel som den blir oppmerksom på på eget initiativ. Overholdelsesbrudd og lovbrudd som finnes i prosessen må rettes opp umiddelbart og sanksjoner må vurderes. I tillegg plikter ledelsen å undersøke om sivilrettslige erstatningskrav kan gjøres gjeldende mot lovbryteren. For å overholde de juridiske forpliktelsene har ledelsen i CERTINA satt opp en varslerplattform og etablert en prosess for å avklare innkommende informasjon.

Presentasjonen og forklaringen av varsling hos CERTINA på grunnlag av dette dokumentet tar hensyn til ulike juridiske krav til varslersystemer og varslerbeskyttelse, for eksempel EU-direktivet om varslere 2019/1937, tilsvarende implementeringslover, loven om selskapsgjennomgang i leverandørkjeder (LkSG), etc. Informasjon fra varslere hjelper CTRINA med å motvirke brudd på et tidlig stadium og redusere skaden på vårt selskap, våre ansatte og våre forretningspartnere.

Omkrets

Hvem kan informere om et brudd?

Alle CERTINA-ansatte, kunder, leverandører og andre tredjeparter (f.eks. direkte berørt, personer med kunnskap om en (mulig) overtredelse av en direkte/indirekte leverandør) har mulighet til å kontakte oss via ulike kanaler for å rapportere brudd.

Hva kan rapporteres?

Brudd på interne forskrifter og/eller gjeldende lover kan rapporteres gjennom flere kanaler. Indikasjoner eller mistanke om brudd kan også rapporteres og tas på alvor. Derfor refererer begrepet «brudd» i dette dokumentet til både faktiske og potensielle brudd i betydningen av § 2 HinSchG. Følgende atferd / fakta kommer i betraktning, for eksempel:

• Bestikkelser eller korrupsjon
• Andre straffbare handlinger (f.eks. tyveri, handel med eller forbruk av ulovlige rusmidler, vold eller trusler om vold og skadeverk)
• Uetisk oppførsel, inkludert brudd på selskapets retningslinjer
• seksuell trakassering, diskriminering, utsatthet eller mobbing
• Brudd på lovgivning som krever produktsikkerhet og overholdelse
• Brudd på konkurranse- og konkurranselovgivningen
• Brudd på lovbestemmelser med krav til beskyttelse av personopplysninger innenfor rammen av GDPR.

Meldepliktig atferd er ikke utelukkende personlige, arbeidsrelaterte klager. En personlig, arbeidsrelatert klage er en klage på et forhold knyttet til en ansattes nåværende eller tidligere ansettelse som har eller kan ha en personlig innvirkning på den aktuelle personen, men som ikke har en bredere innvirkning på selskapet. Eksempler på personlige, arbeidsrelaterte klager inkluderer:

• Mellommenneskelige konflikter mellom ansatte
• Beslutninger om ansettelse, overføring eller forfremmelse av arbeidstakeren
• Beslutninger om ansettelsesvilkår for ansatte
• Vedtak om suspensjon eller avslutning av et arbeidsforhold
• Disiplinære tiltak.

Personlige, arbeidsrelaterte klager skal rapporteres til ansvarlig leder, HR-avdelingen eller samarbeidsutvalget.

Hvem har ansvaret for varslingssystemet?

HR-avdelingen er ansvarlig for forvaltningen av CERTINAs varslingssystem. Personene som er betrodd ledelsen av varslersystemet sikrer upartiskhet, er uavhengige, er ikke underlagt instruksjoner og er forpliktet til å opprettholde konfidensialitet. Indikasjoner på mulige brudd behandles av en saksbehandler fra CERTINA.

Indikasjoner på brudd på globale minimumsstandarder for arbeidskraft som CERTINA har forpliktet seg til, kan rapporteres til CERTINA. I tillegg til anerkjennelsen av ILOs kjernestandarder for arbeidsliv og anerkjennelsen av Verdenserklæringen om menneskerettigheter, omfatter disse minimumsstandardene for arbeid prinsipper om god helse og sikkerhet på arbeidsplassen, muligheter for faglig og personlig utvikling, retten til passende godtgjørelse, forbud mot barne- og tvangsarbeid og forbud mot diskriminering av noe slag.

Anonymitet og konfidensialitet

Varsleres anonymitet i varsling er tillatt (så langt det er juridisk mulig). Informasjon som avsløres i løpet av en etterforskning vil bli holdt konfidensiell i den grad det er mulig og hensiktsmessig.

Beskyttelse av varslere (ingen gjengjeldelse)

CERTINA forbyr og tolererer ikke noen form for gjengjeldelse (f.eks. uønskede handlinger, disiplinære tiltak, trusler, trusler) for å rapportere et brudd i god tro eller på annen måte samarbeide i etterforskningen av et brudd. Ethvert brudd bør rapporteres gjennom en av rapporteringskanalene levert av CERTINA for å sikre at ledelsen er klar over det og dermed gir tilstrekkelig beskyttelse for varslere. Rapportering av bevisst falsk informasjon («ondsinnet rapport») er i seg selv et brudd, og handlinger som er tatt som et resultat av slik ondsinnet rapportering, utgjør ikke gjengjeldelse.

Andre registrerte

I sine undersøkelser forsøker CERTINA å beskytte de legitime interessene til andre personer som berøres av en avsløring. Å bringe en annen person under mistanke kan få alvorlige konsekvenser. I sine undersøkelser følger CERTINA strengt prinsippene om «uskyldspresumpsjon» og «need to know» -prinsippet. Det er viktig at varslingssystemet brukes på en forsvarlig måte. CERTINA vil ikke støtte handlinger som kan gjøre ansatte ofre for ubegrunnede eller falske anklager.

Slik rapporterer du brudd

1. Direkte kontakt: En åpen kommunikasjonskultur er en viktig komponent i velfungerende compliance. Ansatte må kunne ta tak i feil åpent og fremfor alt på et tidlig stadium. Selv om du mistenker et brudd på overholdelsen, kan du alltid kontakte din overordnede, selv om det ikke er en offisiell rapporteringskanal. Det er eksplisitt ingen plikt til å rapportere til leder.
2. Interne rapporteringskontorer: CERTINA har engasjert et eksternt advokatfirma for å anonymisere varslene. Vi mottar klagene dine uten kontaktinformasjon. Advokatfirmaet er et uavhengig advokatfirma.

Varslerens rettigheter og plikter

1. Konfidensialitet: Varslerens identitet er beskyttet med den største forsiktighet. CERTINA ivaretar varslerens interesser ved å tilby et sikkert varslingssystem og sikre at all mottatt informasjon holdes konfidensiell.

2. Vern mot gjengjeldelse: CERTINA forbyr og tolererer ingen gjengjeldelse for å rapportere et brudd i god tro eller på annen måte samarbeide i etterforskningen av et brudd. Vi bruker EU-direktivet (EU) 2019/1937 (det såkalte varslerdirektivet og de tilsvarende gjennomføringslovene i EU-medlemslandene) og, i ulike jurisdiksjoner over hele verden, de respektive lokale lovene og retningslinjene for beskyttelse av varslere og forebygging av gjengjeldelse. Andre personer som er involvert i en etterforskning er tilsvarende beskyttet.

3. Varsling av gyldige grunner: Alle varsler må være basert på gyldige grunner (CERTINA må ha verifiserbar og seriøs informasjon om et brudd) som fører varsleren til å tro at det rapporterte faktum er sant (rapporter i god tro). Ingen økonomiske fordeler tilbys eller gis til varslere. Varslere kan være gjenstand for passende tiltak hvis det blir funnet at falsk informasjon bevisst har blitt rapportert, avhengig av gjeldende jurisdiksjon.

4. Ingen gransking av varsler: Av juridiske og sikkerhetsmessige årsaker forventer vi ikke at en varsler uavhengig undersøker brudd på samsvar. Den første innsamlingen av informasjon for rapportering er derimot tillatt og kan bidra til å muliggjøre en målrettet og effektiv etterforskning. I så fall må anskaffelse av og/eller tilgang til opplysningene skje i samsvar med lov og forskrift.

Prinsipper for undersøkelsen

Undersøkelser utføres i samsvar med følgende prinsipper:

1) Grunnleggende prinsipp

Vi undersøker eventuelle indikasjoner på samsvarsbrudd eller risiko gjennom interne undersøkelser basert på transparente og klart definerte prosesser. På denne måten sikrer vi at våre interne standarder blir konsekvent implementert og at vår ledelse og ledere lever opp til sitt juridiske og samfunnsmessige ansvar.

2) Overholdelse av lovkrav

Våre undersøkelser utføres alltid i samsvar med alle gjeldende lover og forskrifter.

3) Rett til å bli hørt

Ingen trenger å bekymre seg for å få konsekvenser av en etterforskning før de har hatt mulighet til å kommentere påstandene.

4) Strengt «need to know»-prinsipp

Bare personer som faktisk er nødvendig for en eksamen er involvert i våre aktiviteter. Informasjonen om resultatene av undersøkelsen vil bare bli gjort tilgjengelig for de partene som aktivt trenger den for videre saksgang eller for å overholde juridiske forpliktelser.

5) Konfidensialitet

All informasjon som samles inn i løpet av samsvarsundersøkelser vil bli behandlet konfidensielt. Varslerens identitet er beskyttet med den største forsiktighet.

6) Rettferdighet og gjensidig respekt

Undersøkelsene vil bli gjennomført rettferdig og med respekt for alle berørte parter, etter en objektiv og gjennomsiktig prosess uten partiskhet. «Uskyldspresumsjonen» gjelder for alle interne undersøkelser. Enhver form for tvang, trusler eller lignende er ikke tillatt. Undersøkelsesaktivitetene utføres uten ugrunnet opphold, i prioritert rekkefølge og haster, og tar hensyn til kostnader og innsats.

7) Brukbarhet av resultatene

Compliance-undersøkelser gjennomføres på en slik måte at resultatene generelt kan brukes i retten

Personvern

Ved gjennomføring av interne undersøkelser sikrer CERTINA at kravene i gjeldende databeskyttelseslover overholdes. Hvis du ønsker spesifikk informasjon eller har spørsmål om behandlingen av dine personopplysninger, kan du kontakte CERTINAs databeskyttelsesansvarlig ved hjelp av kontaktinformasjonen nedenfor:

Personvernombud: Phillip Hess

CERTINA Holding AG
Robert-Koch-Str. 5a
D-82031 Grünwald
Telefon:
+49 (0) 34946694400

E-post:
phillip.hess@certina-group.com