Naleving

Om uw anonimiteit te waarborgen, hebben wij een extern advocatenkantoor opdracht gegeven om de meldingen te anonimiseren. Wij ontvangen uw klachten zonder contactgegevens. Het advocatenkantoor is een onafhankelijk juridisch advocatenkantoor.

U kunt het meldsysteem gebruiken om overtredingen van onze Gedragscode of overtredingen van de wet te melden. Met inbegrip van kwesties in verband met omkoping en corruptie, mededingingsrecht, fraude, financiële criminaliteit, productveiligheid en -kwaliteit, intimidatie of discriminatie, internationale handelscontroles, de bescherming van persoonsgegevens, rechten en bescherming van personen, ernstige milieuschade of belangenconflicten.

Om uw klacht zo nauwkeurig mogelijk te kunnen behandelen, willen wij u vragen om de volgende gegevens in uw e-mail op te nemen:

1. Reden van de klacht
2. Bent u een werknemer van de getroffen divisie?
3. Betrokken afdeling van de klacht
4. Betrokken personen
5. Locatie van de klacht

De CERTINA GROUP, hierna de “Vennootschap” of “CERTINA” genoemd.

Bij CERTINA staan integriteit en het naleven van wet- en regelgeving hoog in het vaandel. Om ervoor te zorgen dat deze waarden worden nageleefd en om mogelijke risico’s van schendingen te voorkomen of tot een minimum te beperken, is het van cruciaal belang dat wangedrag in een vroeg stadium wordt opgespoord, opgehelderd en verholpen. Elke indicatie van mogelijk wangedrag zal serieus worden genomen en zal leiden tot een onderzoek volgens een objectieve en transparante procedure zonder enige vooringenomenheid.

Overtredingen van wetten en interne voorschriften brengen het risico met zich mee van aanzienlijke schade voor het bedrijf, het management, elke verantwoordelijke manager en elke getroffen werknemer. Naast hoge boetes, die ook CERTINA als onderneming kunnen treffen, worden de betrokkenen bedreigd met externe persoonlijke gevolgen, waaronder boetes of, afhankelijk van het geval, gevangenisstraf, maar ook interne persoonlijke gevolgen. Daarnaast kunnen compliance-zaken leiden tot reputatie- en economische schade (bijv. negatieve berichtgeving in de media, inkomstenderving), schadeclaims (bijv. van klanten) en uitsluiting van openbare aanbestedingen (“blacklisting”).

De directie is wettelijk verplicht om elk vermoeden van onwettig of ongepast gedrag waarvan zij op eigen initiatief kennis neemt, te onderzoeken. Overtredingen van de naleving en overtredingen van de wet die daarbij worden vastgesteld, moeten onmiddellijk worden verholpen en er moeten sancties worden overwogen. Daarnaast is de directie verplicht om na te gaan of civielrechtelijke schadeclaims tegen de overtreder kunnen worden ingesteld. Om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, heeft het management van CERTINA een klokkenluidersplatform opgezet en een proces opgezet voor het verduidelijken van binnenkomende informatie.

Bij de presentatie en uitleg van klokkenluiden bij CERTINA aan de hand van dit document wordt rekening gehouden met verschillende wettelijke vereisten voor klokkenluidersregelingen en klokkenluidersbescherming, zoals de EU-klokkenluidersrichtlijn 2019/1937, bijbehorende uitvoeringswetten, de Wet Corporate Due Diligence in Supply Chains (LkSG), etc. Informatie van klokkenluiders helpt CTRINA om schendingen in een vroeg stadium tegen te gaan en de schade voor ons bedrijf, onze medewerkers en onze zakenpartners te beperken.

Omtrek

Wie kan informeren over een overtreding?

Alle medewerkers, klanten, leveranciers en andere derden van CERTINA (bv. direct betrokkenen, personen die kennis hebben van een (mogelijke) overtreding door een directe/indirecte leverancier) hebben de mogelijkheid om via verschillende kanalen contact met ons op te nemen om overtredingen te melden.

Wat kan er gemeld worden?

Overtredingen van interne regelgeving en/of toepasselijke wetten kunnen via meerdere kanalen worden gemeld. Aanwijzingen of vermoedens van overtredingen kunnen ook worden gemeld en worden serieus genomen. Daarom verwijst de term “schendingen” in dit document naar zowel feitelijke als potentiële overtredingen in de zin van § 2 HinSchG. De volgende gedragingen/feiten komen bijvoorbeeld in aanmerking:

• Omkoping of corruptie
• Andere strafbare feiten (bv. diefstal, handel in of gebruik van illegale drugs, geweld of bedreiging met geweld en schade aan eigendommen)
• Onethisch gedrag, waaronder een schending van het bedrijfsbeleid
• seksuele intimidatie, discriminatie, represailles of pesten
• Overtredingen van wetgeving die productveiligheid en naleving vereist
• Inbreuken op het mededingings- en antitrustrecht
• Overtredingen van wettelijke bepalingen met vereisten voor de bescherming van persoonsgegevens in het kader van de AVG.

Meldingsplichtig gedrag zijn niet uitsluitend persoonlijke, werkgerelateerde klachten. Een persoonlijke, werkgerelateerde klacht is een klacht over een aangelegenheid die verband houdt met het huidige of vroegere dienstverband van een werknemer en die een persoonlijke impact heeft of kan hebben op de persoon in kwestie, maar die geen bredere impact heeft op het bedrijf. Voorbeelden van persoonlijke, werkgerelateerde klachten zijn:

• Interpersoonlijke conflicten tussen werknemers
• Beslissingen met betrekking tot de aanwerving, overplaatsing of promotie van de werknemer
• Beslissingen over de aanwervingsvoorwaarden van werknemers
• Beslissingen over de schorsing of beëindiging van een arbeidsverhouding
• Disciplinaire maatregelen.

Persoonlijke, werkgerelateerde klachten dienen gemeld te worden bij de verantwoordelijke leidinggevende, de HR-afdeling of de ondernemingsraad.

Wie is verantwoordelijk voor de klokkenluidersregeling?

De afdeling Human Resources is verantwoordelijk voor het beheer van het klokkenluiderssysteem van CERTINA. De personen aan wie het beheer van het klokkenluiderssysteem is toevertrouwd, waarborgen onpartijdigheid, zijn onafhankelijk, zijn niet onderworpen aan instructies en zijn verplicht tot geheimhouding. Indicaties van mogelijke overtredingen worden verwerkt door een CERTINA zaakbehandelaar.

Aanwijzingen van schendingen van wereldwijde minimumarbeidsnormen waartoe CERTINA zich heeft verbonden, kunnen aan CERTINA worden gemeld. Naast de erkenning van de fundamentele arbeidsnormen van de IAO en de erkenning van de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, omvatten deze minimumarbeidsnormen beginselen van goede gezondheid en veiligheid op het werk, mogelijkheden voor professionele en persoonlijke ontwikkeling, het recht op een passende beloning, het verbod op kinder- en dwangarbeid en het verbod op elke vorm van discriminatie.

Anonimiteit en vertrouwelijkheid

De anonimiteit van klokkenluiders bij het melden is toegestaan (voor zover wettelijk mogelijk). Informatie die in de loop van een onderzoek wordt vrijgegeven, wordt zoveel mogelijk en passend vertrouwelijk behandeld.

Bescherming van klokkenluiders (geen represailles)

CERTINA verbiedt en tolereert geen enkele vorm van represailles (bijv. nadelige acties, disciplinaire maatregelen, bedreigingen, intimidatie) voor het te goeder trouw melden van een overtreding of anderszins meewerken aan het onderzoek naar een overtreding. Elke overtreding moet worden gemeld via een van de meldingskanalen die door CERTINA worden aangeboden om ervoor te zorgen dat het management hiervan op de hoogte is en zo een adequate bescherming biedt aan klokkenluiders. Het bewust melden van onjuiste informatie (‘kwaadwillige melding’) is op zichzelf een overtreding en acties die worden ondernomen als gevolg van een dergelijke kwaadwillige melding vormen geen vergelding.

Andere betrokkenen

In haar onderzoeken streeft CERTINA ernaar de gerechtvaardigde belangen te beschermen van andere personen die door een openbaarmaking worden getroffen. Het onder verdenking stellen van een ander kan ernstige gevolgen hebben. In haar onderzoeken houdt CERTINA zich strikt aan de principes van het “vermoeden van onschuld” en het “need to know”-principe. Het is belangrijk dat het klokkenluiderssysteem op een verantwoorde manier wordt gebruikt. CERTINA zal geen acties ondersteunen die werknemers het slachtoffer kunnen maken van ongegronde of valse beschuldigingen.

Overtredingen melden

1. Rechtstreeks contact: Een open communicatiecultuur is een essentieel onderdeel van een goed functionerende compliance. Medewerkers moeten fouten openlijk en vooral in een vroeg stadium kunnen adresseren. Ook als je een compliance overtreding vermoedt, kun je altijd contact opnemen met je leidinggevende, ook als het geen officieel meldkanaal is. Er is uitdrukkelijk geen meldingsplicht bij de leidinggevende.
2. Interne meldkamers: CERTINA heeft een extern advocatenkantoor opdracht gegeven om de meldingen te anonimiseren. Wij ontvangen uw klachten zonder contactgegevens. Het advocatenkantoor is een onafhankelijk juridisch advocatenkantoor.

Rechten en plichten van de klokkenluider

1. Vertrouwelijkheid: De identiteit van de klokkenluider wordt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid beveiligd. CERTINA behartigt de belangen van de klokkenluider door een veilig klokkenluiderssysteem aan te bieden en ervoor te zorgen dat alle ontvangen informatie vertrouwelijk wordt behandeld.

2. Bescherming tegen represailles: CERTINA verbiedt en tolereert geen represailles voor het te goeder trouw melden van een inbreuk of het anderszins meewerken aan het onderzoek naar een overtreding. We passen de EU-richtlijn (EU) 2019/1937 toe (de zogenaamde klokkenluidersrichtlijn en de bijbehorende uitvoeringswetten van de EU-lidstaten) en, in verschillende rechtsgebieden wereldwijd, de respectieve lokale wetten en richtlijnen voor de bescherming van klokkenluiders en het voorkomen van represailles. Andere mensen die bij een onderzoek betrokken zijn, worden op dezelfde manier beschermd.

3. Kennisgeving om geldige redenen: Alle meldingen moeten gebaseerd zijn op geldige redenen (CERTINA moet beschikken over verifieerbare en serieuze informatie over een inbreuk) die de klokkenluider doen geloven dat het gemelde feit waar is (melding te goeder trouw). Er worden geen financiële voordelen aangeboden of toegekend aan klokkenluiders. Klokkenluiders kunnen worden onderworpen aan passende maatregelen als blijkt dat er bewust valse informatie is gemeld, afhankelijk van het toepasselijke rechtsgebied.

4. Geen onderzoek door klokkenluider: Om juridische en veiligheidsredenen verwachten we niet dat een klokkenluider onafhankelijk onderzoek doet naar nalevingsschendingen. Het initieel verzamelen van informatie voor rapportage is daarentegen toegestaan en kan helpen om een gericht en efficiënt onderzoek mogelijk te maken. In een dergelijk geval moet de verkrijging van en/of toegang tot de informatie in overeenstemming zijn met de wet- en regelgeving.

Uitgangspunten van het onderzoek

De onderzoeken worden uitgevoerd volgens de volgende principes:

1) Basisprincipe

We onderzoeken alle indicaties van compliance-overtredingen of -risico’s door middel van interne onderzoeken op basis van transparante en duidelijk gedefinieerde processen. Op deze manier zorgen we ervoor dat onze interne normen consequent worden geïmplementeerd en dat ons management en onze leidinggevenden hun wettelijke en maatschappelijke verantwoordelijkheid nakomen.

2) Naleving van wettelijke vereisten

Onze onderzoeken worden altijd uitgevoerd in overeenstemming met alle geldende wet- en regelgeving.

3) Recht om te worden gehoord

Niemand hoeft zich zorgen te maken over de gevolgen van een onderzoek totdat ze de kans hebben gehad om commentaar te geven op de beschuldigingen.

4) Strikt “need to know”-principe

Alleen mensen die daadwerkelijk nodig zijn voor een onderzoek zijn betrokken bij onze activiteiten. De informatie over de resultaten van het onderzoek wordt alleen beschikbaar gesteld aan die partijen die deze actief nodig hebben voor verdere procedures of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5) Vertrouwelijkheid

Alle informatie die in het kader van nalevingsonderzoeken wordt verzameld, wordt vertrouwelijk behandeld. De identiteit van de klokkenluider wordt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid beveiligd.

6) Eerlijkheid en wederzijds respect

De onderzoeken zullen eerlijk en met respect voor alle betrokken partijen worden uitgevoerd, volgens een objectief en transparant proces zonder enige vooringenomenheid. Het “vermoeden van onschuld” is van toepassing op alle interne onderzoeken. Elke vorm van dwang, bedreiging of iets dergelijks is niet toegestaan. De onderzoeksactiviteiten worden zonder onnodige vertraging uitgevoerd, in volgorde van prioriteit en urgentie, en rekening houdend met kosten en inspanningen.

7) Bruikbaarheid van de resultaten

Nalevingsonderzoeken worden op zo’n manier uitgevoerd dat de resultaten over het algemeen in de rechtbank kunnen worden gebruikt

Gegevensbescherming

Bij het uitvoeren van interne onderzoeken ziet CERTINA erop toe dat de vereisten van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming worden nageleefd. Indien u specifieke informatie wenst of vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de Data Protection Officer van CERTINA via onderstaande contactgegevens:

Functionaris voor gegevensbescherming: Phillip Hess

CERTINA Holding AG
Robert-Koch-Str. 5 bis
D-82031 Grünwald
Telefoon:
+49 (0) 34946694400

E-mailadres:
phillip.hess@certina-group.com