コンプライアンス

お客様の匿名性を確保するため、外部の法律事務所に匿名化を依頼しています。 苦情は、連絡先の詳細なしで受け付けます。 法律事務所は独立した法律事務所です。

報告システムを使用して、行動規範の違反や法律違反を報告できます。 贈収賄・汚職、競争法、詐欺、金融犯罪、製品の安全性・品質、ハラスメント・差別、国際貿易管理、個人データの保護、人の権利・保護、深刻な環境被害・利益相反など

苦情を可能な限り正確に処理できるようにするために、メールには次の情報を含めるようお願いします。

1. 苦情の理由
2. あなたは影響を受ける部門の従業員ですか?
3. 苦情の影響を受ける部門
4. 関係者
5. 苦情の場所

CERTINAグループ(以下、「当社」または「CERTINA」といいます。

CERTINAでは、誠実さと法律および社内規則の遵守を最優先事項としています。 これらの価値観の遵守を確保し、違反によるリスクを回避または最小限に抑えるためには、不正行為を早期に発見し、明らかにし、是正することが重要です。 不正行為の可能性が指摘された場合は、真摯に受け止め、偏見のない客観的かつ透明性の高い手続きに従って調査を行います。

法令や社内規程に違反した場合、会社、経営陣、責任者、従業員に重大な損害を与えるリスクがあります。 企業としてのCERTINAにも影響を与える可能性のある高額の罰金に加えて、関係者は、罰金や場合によっては懲役、および内部の個人的な結果を含む、外部の個人的な結果で脅かされています。 さらに、コンプライアンスのケースは、評判や経済的な損害(メディアの否定的な報道、収益の損失など)、損害賠償請求(顧客からの請求など)、公開入札からの除外(「ブラックリスト」)につながる可能性があります。

経営陣は、違法または不適切な行動の疑いに気付いた場合は、自らのイニシアチブで調査する法的義務があります。 その過程で発見されたコンプライアンス違反および法律違反は直ちに是正されなければならず、制裁措置が検討されなければならない。 さらに、経営陣は、民法上の損害賠償請求が違反者に対して主張できるかどうかを確認する義務があります。 法的義務を遵守するために、CERTINAの経営陣は内部告発プラットフォームを設置し、入ってくる情報を明確にするためのプロセスを確立しました。

この文書に基づくCERTINAでの内部告発の提示と説明は、EU内部告発者指令2019/1937、対応する実施法、サプライチェーンにおける企業デューデリジェンスに関する法律(LkSG)など、内部告発システムおよび内部告発者保護に関するさまざまな法的要件を考慮に入れています。 内部告発者からの情報は、CTRINAが違反を早期に防ぎ、当社、従業員、ビジネスパートナーへの損害を軽減するのに役立ちます。

円周

違反について通知できるのは誰ですか?

すべての CERTINA の従業員、顧客、サプライヤー、およびその他の第三者 (直接影響を受ける、直接的/間接的なサプライヤーによる (可能性のある) 違反を知っている人など) は、さまざまなチャネルを介して当社に連絡して違反を報告する機会があります。

何が報告できますか?

社内規程や適用法の違反は、複数のチャネルを通じて報告することができます。 違反の兆候や疑いも報告され、真剣に受け止められます。 したがって、この文書の「違反」という用語は、§2 HinSchGの意味における実際の違反と潜在的な違反の両方を指します。 たとえば、次の動作/事実が考慮されます。

• 贈収賄または汚職
• その他の刑事犯罪(例:窃盗、違法薬物の密売、消費、暴力、暴力の脅迫、器物損壊)
• 会社のポリシー違反を含む非倫理的な行動
• セクシャルハラスメント、差別、被害、いじめ
• 製品の安全性とコンプライアンスを要求する法律の違反
• 競争法および独占禁止法の違反
• GDPRの範囲内で個人データの保護に関する要件を伴う法的規定の違反。

届出可能な行動は、個人的な仕事関連の苦情だけではありません。 個人的な仕事関連の苦情とは、従業員の現在または過去の雇用に関連する問題に関する苦情であり、問題の人物に個人的な影響を与えた、または与える可能性があるが、会社に広範な影響を与えない苦情です。 個人的な仕事関連の苦情の例は次のとおりです。

• 従業員間の対人関係の葛藤
• 従業員の採用、異動、昇進に関する決定
• 従業員の雇用条件の決定
• 雇用関係の停止または終了に関する決定
• 懲戒処分。

個人的な仕事関連の苦情は、担当マネージャー、人事部門、または労使協議会に報告する必要があります。

内部告発制度の責任者は誰ですか?

人事部は、CERTINAの内部通報制度の管理を担当しています。 内部通報制度の運営を委託された者は、公平性を確保し、独立性を有し、指示を受けず、秘密保持の義務を負います。 違反の可能性を示す場合は、CERTINA ケース・ハンドラーによって処理されます。

CERTINAが自らをコミットしたグローバル最低労働基準の違反の兆候は、CERTINAに報告することができます。 ILOの中核的労働基準と世界人権宣言の承認に加えて、これらの最低労働基準には、良好な労働安全衛生、専門的および個人的な開発の機会、適切な報酬を受ける権利、児童労働と強制労働の禁止、あらゆる種類の差別の禁止の原則が含まれます。

匿名性と機密性

通報における内部告発者の匿名性は、(法的に可能な限り)許容されます。 調査の過程で開示された情報は、可能かつ適切な範囲で機密が保持されます。

通報者の保護(報復なし)

CERTINAは、誠実に違反を報告したり、違反の調査に協力したりしたことに対するいかなる種類の報復(不利な措置、懲戒処分、脅迫、脅迫など)も禁止し、容認しません。 違反は、経営陣がそれを認識し、内部告発者に適切な保護を提供することを保証するために、CERTINAが提供する報告チャネルの1つを通じて報告する必要があります。 故意に虚偽の情報を報告すること(「悪意のある報告」)はそれ自体が違反であり、そのような悪意のある報告の結果として取られた措置は報復を構成するものではありません。

その他のデータ主体

CERTINAは、その調査において、開示の影響を受ける他の人々の正当な利益を保護するよう努めています。 他人を疑うと、深刻な結果を招く可能性があります。 その調査において、CERTINAは「無罪の推定」と「知る必要性」の原則を厳格に遵守しています。 内部告発制度が責任を持って使用されることが重要です。 CERTINAは、従業員を根拠のない、または虚偽の告発の犠牲者にする可能性のある行為を支持しません。

違反を報告する方法

1. 直接連絡: オープンなコミュニケーション文化は、コンプライアンスを適切に機能させるために不可欠な要素です。 従業員は、オープンに、そして何よりも早い段階でエラーに対処できなければなりません。 コンプライアンス違反が疑われる場合でも、公式の報告チャネルでなくても、いつでも上司に連絡できます。 マネージャーに報告する義務は明示的にありません。
2. 内部通報窓口 CERTINAは、外部の法律事務所に匿名化を依頼しました。 苦情は、連絡先の詳細なしで受け付けます。 法律事務所は独立した法律事務所です。

内部通報者の権利と義務

1. 機密性： 内部告発者の身元は、細心の注意を払って保護されます。 CERTINAは、安全な内部告発システムを提供し、受け取ったすべての情報の機密性を確保することにより、内部告発者の利益を保護します。

2. 報復に対する保護: CERTINAは、誠実に違反を報告したり、違反の調査に協力したりすることに対する報復を禁止し、容認しません。 当社は、EU指令(EU)2019/1937(いわゆる内部告発者指令および対応するEU加盟国の実施法)を適用し、世界中のさまざまな法域において、内部告発者の保護と報復の防止に関するそれぞれの現地の法律およびガイドラインを適用しています。 捜査に関わった他の人々も同様に保護されている。

3. 正当な理由による通知: すべての報告は、内部告発者が報告された事実が真実であると信じるに至る正当な理由(CERTINAには違反に関する検証可能で重大な情報が必要です)に基づいている必要があります(誠意を持って報告してください)。 内部告発者に金銭的利益は提供または付与されません。 内部告発者は、虚偽の情報が故意に報告されたことが判明した場合、該当する管轄区域に応じて適切な措置の対象となる場合があります。

4. 内部告発者による調査なし: 法的およびセキュリティ上の理由から、内部告発者がコンプライアンス違反を独自に調査することは期待していません。 一方、報告のための最初の情報収集は許容されており、的を絞った効率的な調査を可能にするのに役立ちます。 この場合、情報の取得やアクセスは、法令に従わなければなりません。

調査の原則

試験は、以下の原則に従って実施されます。

1)基本理念

コンプライアンス違反やリスクの兆候は、透明性のある明確に定義されたプロセスに基づく内部調査を通じて調査します。 このようにして、社内基準が一貫して実施され、経営陣と経営幹部が法的および企業的責任を果たすことを保証します。

2)法的要求事項の遵守

当社の調査は、常に適用されるすべての法律および規制に従って実施されます。

3)意見を聴かれる権利

申し立てについてコメントする機会を得るまで、誰も調査の結果に直面することを心配する必要はありません。

4)厳格な「知る必要がある」原則

実際に試験が必要な人だけが活動に関わっています。 調査結果に関する情報は、さらなる手続きのため、または法的義務を遵守するために積極的に必要とする当事者にのみ提供されます。

5)守秘義務

コンプライアンス調査の過程で収集されたすべての情報は、機密情報として扱われます。 内部告発者の身元は、細心の注意を払って保護されます。

6)公正と相互尊重

調査は、公平かつすべての関係者を尊重し、偏見のない客観的で透明性のあるプロセスに従って実施されます。 「無罪の推定」は、すべての内部調査に適用される。 いかなる種類の強制、脅迫なども許可されていません。 調査活動は、優先度と緊急性の順に、コストと労力を考慮して、過度の遅延なしに実施されます。

7)結果の有用性

コンプライアンス調査は、その結果が一般的に法廷で使用できるように実施されます

データ保護

内部調査を実施する際、CERTINAは、適用されるデータ保護法の要件が遵守されていることを確認します。 特定の情報が必要な場合、または個人データの処理について質問がある場合は、以下の連絡先を使用して CERTINA のデータ保護責任者に問い合わせることができます。

データ保護責任者: Phillip Hess

CERTINAホールディングAG
ロバート・コッホ・ストロー 5a
D-82031 グリュンヴァルト
電話番号:
+49 (0) 34946694400

Eメール:
phillip.hess@certina-group.com