Conformità

Al fine di garantire l’anonimato dell’utente, abbiamo incaricato uno studio legale esterno di rendere anonime le segnalazioni. Riceviamo i tuoi reclami senza alcun dato di contatto. Lo studio legale è uno studio legale indipendente.

È possibile utilizzare il sistema di segnalazione per segnalare violazioni del nostro Codice di condotta o violazioni della legge. Comprese le questioni relative alla concussione, al diritto della concorrenza, alla frode, alla criminalità finanziaria, alla sicurezza e alla qualità dei prodotti, alle molestie o alla discriminazione, ai controlli del commercio internazionale, alla protezione dei dati personali, ai diritti e alla protezione delle persone, ai gravi danni ambientali o ai conflitti di interesse.

Per poter gestire il tuo reclamo nel modo più preciso possibile, ti chiediamo di includere le seguenti informazioni nella tua e-mail:

1. Motivo del reclamo
2. Sei un dipendente della divisione interessata?
3. Settore interessato dal reclamo
4. Persone coinvolte
5. Luogo del reclamo

Il GRUPPO CERTINA, di seguito denominata la “Società” o “CERTINA”.

In CERTINA, l’integrità e il rispetto delle leggi e dei regolamenti interni sono le nostre massime priorità. Al fine di garantire il rispetto di tali valori e di evitare o ridurre al minimo i possibili rischi derivanti dalle violazioni, è fondamentale che i comportamenti scorretti siano individuati, chiariti e corretti in una fase precoce. Qualsiasi indicazione di possibile cattiva condotta sarà presa sul serio e porterà a un’indagine secondo una procedura obiettiva e trasparente senza alcun pregiudizio.

Le violazioni delle leggi e dei regolamenti interni comportano il rischio di danni significativi per l’azienda, la direzione, ogni dirigente responsabile e ogni dipendente interessato. Oltre alle multe elevate, che possono colpire anche CERTINA come azienda, le persone coinvolte sono minacciate di conseguenze personali esterne, che possono includere multe o, a seconda dei casi, la reclusione, nonché conseguenze personali interne. Inoltre, i casi di conformità possono portare a danni reputazionali ed economici (ad es. copertura mediatica negativa, perdita di entrate), richieste di risarcimento danni (ad es. da parte dei clienti) ed esclusione da gare d’appalto pubbliche (“blacklisting”).

La direzione è legalmente obbligata a indagare su qualsiasi sospetto di comportamento illegale o inappropriato di cui venga a conoscenza di propria iniziativa. Le violazioni della conformità e le violazioni della legge riscontrate nel processo devono essere sanate immediatamente e devono essere prese in considerazione sanzioni. Inoltre, la direzione è tenuta a verificare se possono essere fatte valere richieste di risarcimento danni di diritto civile nei confronti dell’autore del reato. Al fine di ottemperare agli obblighi di legge, la direzione di CERTINA ha istituito una piattaforma di whistleblower e ha stabilito un processo per chiarire le informazioni in entrata.

La presentazione e la spiegazione del whistleblowing presso CERTINA sulla base di questo documento tiene conto di vari requisiti legali per i sistemi di whistleblower e la protezione degli whistleblower, come la Direttiva UE sugli informatori 2019/1937, le corrispondenti leggi di attuazione, la legge sul dovere di diligenza aziendale nelle catene di approvvigionamento (LkSG), ecc. Le informazioni fornite dagli informatori aiutano CTRINA a contrastare tempestivamente le violazioni e a ridurre i danni alla nostra azienda, ai nostri dipendenti e ai nostri partner commerciali.

Circonferenza

Chi può segnalare una violazione?

Tutti i dipendenti, i clienti, i fornitori e le altre terze parti di CERTINA (ad es. direttamente interessati, persone a conoscenza di una (possibile) violazione da parte di un fornitore diretto/indiretto) hanno la possibilità di contattarci tramite vari canali per segnalare violazioni.

Cosa si può segnalare?

Le violazioni dei regolamenti interni e/o delle leggi applicabili possono essere segnalate attraverso più canali. Anche le indicazioni o i sospetti di violazioni possono essere segnalati e presi sul serio. Pertanto, il termine “violazioni” nel presente documento si riferisce sia alle violazioni effettive che a quelle potenziali ai sensi del § 2 LStr. Vengono presi in considerazione, ad esempio, i seguenti comportamenti/fatti:

• Concussione o corruzione
• Altri reati penali (ad es. furto, traffico o consumo di droghe illegali, violenza o minacce di violenza e danni materiali)
• Comportamento non etico, inclusa la violazione delle politiche aziendali
• molestie sessuali, discriminazione, vittimizzazione o bullismo
• Violazioni della legislazione che richiede la sicurezza e la conformità dei prodotti
• Violazioni del diritto della concorrenza e dell’antitrust
• Violazioni delle disposizioni di legge con requisiti per la protezione dei dati personali nell’ambito del GDPR.

I comportamenti soggetti a notifica non sono esclusivamente reclami personali legati al lavoro. Un reclamo personale legato al lavoro è un reclamo su una questione relativa all’occupazione attuale o passata di un dipendente che ha o può avere un impatto personale sulla persona in questione, ma che non ha un impatto più ampio sull’azienda. Esempi di reclami personali legati al lavoro includono:

• conflitti interpersonali tra i dipendenti
• Decisioni relative all’assunzione, al trasferimento o alla promozione del dipendente
• Decisioni sulle condizioni di assunzione dei dipendenti
• Decisioni sulla sospensione o la cessazione di un rapporto di lavoro
• Provvedimenti disciplinari.

I reclami personali legati al lavoro devono essere segnalati al responsabile responsabile, al dipartimento delle risorse umane o al consiglio di fabbrica.

Chi è responsabile del sistema di whistleblowing?

La funzione Risorse Umane è responsabile della gestione del sistema di whistleblower di CERTINA. Le persone incaricate della gestione del sistema di segnalazione garantiscono l’imparzialità, sono indipendenti, non sono soggette a istruzioni e sono tenute a mantenere la riservatezza. Le segnalazioni di possibili violazioni vengono elaborate da un responsabile del caso CERTINA.

Le segnalazioni di violazioni delle norme minime globali del lavoro per le quali CERTINA si è impegnata possono essere segnalate a CERTINA. Oltre al riconoscimento delle norme fondamentali del lavoro dell’OIL e al riconoscimento della Dichiarazione universale dei diritti dell’uomo, tali norme minime del lavoro comprendono i principi di buona salute e sicurezza sul lavoro, le opportunità di sviluppo professionale e personale, il diritto a una retribuzione adeguata, il divieto del lavoro minorile e forzato e il divieto di qualsiasi tipo di discriminazione.

Anonimato e riservatezza

L’anonimato degli informatori nelle segnalazioni è consentito (per quanto legalmente possibile). Le informazioni divulgate nel corso di un’indagine saranno mantenute riservate nella misura possibile e appropriata.

Protezione degli informatori (nessuna ritorsione)

CERTINA vieta e non tollera alcun tipo di ritorsione (ad esempio, azioni avverse, misure disciplinari, minacce, intimidazioni) per aver segnalato una violazione in buona fede o per aver collaborato in altro modo all’indagine di una violazione. Qualsiasi violazione deve essere segnalata attraverso uno dei canali di segnalazione messi a disposizione da CERTINA al fine di garantire che la direzione ne sia a conoscenza e fornisca così un’adeguata protezione ai segnalanti. La segnalazione di informazioni consapevolmente false (“segnalazione dannosa”) è di per sé una violazione e le azioni intraprese a seguito di tale segnalazione dannosa non costituiscono ritorsione.

Altri interessati

Nelle sue indagini, CERTINA si impegna a proteggere gli interessi legittimi di altre persone interessate da una divulgazione. Portare un’altra persona sotto sospetto può avere gravi conseguenze. Nelle sue indagini, CERTINA si attiene rigorosamente ai principi della “presunzione di innocenza” e del principio della “necessità di sapere”. È importante che il sistema di segnalazione sia utilizzato in modo responsabile. CERTINA non sosterrà azioni che possano rendere i dipendenti vittime di accuse infondate o false.

Come segnalare le violazioni

1. Contatto diretto: Una cultura della comunicazione aperta è una componente essenziale per una conformità ben funzionante. I dipendenti devono essere in grado di affrontare gli errori in modo aperto e, soprattutto, in una fase iniziale. Anche se sospetti una violazione della conformità, puoi sempre contattare il tuo supervisore, anche se non si tratta di un canale di segnalazione ufficiale. Non vi è esplicitamente alcun obbligo di riferire al gestore.
2. Uffici di segnalazione interna: CERTINA ha incaricato uno studio legale esterno di rendere anonimi i rapporti. Riceviamo i tuoi reclami senza alcun dato di contatto. Lo studio legale è uno studio legale indipendente.

Diritti e doveri del segnalante

1. Riservatezza: L’identità del segnalante è protetta con la massima cura. CERTINA salvaguarda gli interessi del segnalante fornendo un sistema di whistleblowing sicuro e garantendo che tutte le informazioni ricevute siano mantenute riservate.

2. Protezione contro le ritorsioni: CERTINA vieta e non tollera alcuna ritorsione per aver segnalato una violazione in buona fede o per aver collaborato in altro modo alle indagini su una violazione. Applichiamo la Direttiva UE (UE) 2019/1937 (la cosiddetta Direttiva Whistleblower e le corrispondenti leggi di attuazione degli Stati membri dell’UE) e, in varie giurisdizioni in tutto il mondo, le rispettive leggi e linee guida locali per la protezione degli informatori e la prevenzione delle ritorsioni. Le altre persone coinvolte in un’indagine sono protette in modo simile.

3. Notifica per validi motivi: Tutte le segnalazioni devono essere basate su validi motivi (CERTINA deve avere informazioni verificabili e serie su una violazione) che inducano il segnalante a ritenere che il fatto segnalato sia vero (segnalazione in buona fede). Agli informatori non viene offerto o concesso alcun beneficio finanziario. Gli informatori possono essere soggetti a misure appropriate se si scopre che sono state segnalate consapevolmente informazioni false, a seconda della giurisdizione applicabile.

4. Nessuna indagine da parte di un informatore: Per motivi legali e di sicurezza, non ci aspettiamo che un informatore indaghi in modo indipendente sulle violazioni della conformità. La raccolta iniziale di informazioni per la segnalazione, d’altro canto, è ammissibile e può contribuire a consentire un’indagine mirata ed efficiente. In tal caso, l’acquisizione e/o l’accesso alle informazioni devono essere conformi alle leggi e ai regolamenti.

Principi dell’indagine

Gli esami si svolgono secondo i seguenti principi:

1) Principio di base

Indaghiamo su eventuali indizi di violazioni o rischi di conformità attraverso indagini interne basate su processi trasparenti e chiaramente definiti. In questo modo, ci assicuriamo che i nostri standard interni siano implementati in modo coerente e che la nostra direzione e i nostri dirigenti siano all’altezza della loro responsabilità legale e aziendale.

2) Conformità ai requisiti di legge

Le nostre indagini sono sempre condotte in conformità con tutte le leggi e i regolamenti applicabili.

3) Diritto al contraddittorio

Nessuno deve preoccuparsi di affrontare le conseguenze di un’indagine fino a quando non ha avuto l’opportunità di commentare le accuse.

4) Rigoroso principio del “bisogno di sapere”

Solo le persone che sono effettivamente necessarie per un esame sono coinvolte nelle nostre attività. Le informazioni sui risultati dell’indagine saranno messe a disposizione solo delle parti che ne hanno attivamente bisogno per ulteriori procedimenti o per adempiere agli obblighi di legge.

5) Riservatezza

Tutte le informazioni raccolte nel corso delle indagini di conformità saranno trattate in modo confidenziale. L’identità del segnalante è protetta con la massima cura.

6) Correttezza e rispetto reciproco

Le indagini saranno condotte in modo equo e nel rispetto di tutte le parti interessate, seguendo un processo obiettivo e trasparente senza pregiudizi. La “presunzione di innocenza” si applica a tutte le indagini interne. Non è consentito alcun tipo di coercizione, minaccia o simili. Le attività di indagine sono svolte senza indebito ritardo, in ordine di priorità e di urgenza, e tenendo conto dei costi e degli sforzi.

7) Fruibilità dei risultati

Le indagini di conformità sono condotte in modo tale che i risultati possano generalmente essere utilizzati in tribunale

Protezione dei dati

Nello svolgimento di indagini interne, CERTINA garantisce il rispetto dei requisiti delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati. Se desideri informazioni specifiche o hai domande sul trattamento dei tuoi dati personali, puoi contattare il Responsabile della protezione dei dati di CERTINA utilizzando i seguenti recapiti:

Responsabile della protezione dei dati: Phillip Hess

CERTINA Holding AG
Robert-Koch-Str. 5 bis
D-82031 Grünwald
Telefono: +49 (0) 34946694400

E-mail: phillip.hess@certina-group.com