Conformité

Afin de garantir votre anonymat, nous avons mandaté un cabinet d’avocats externe pour anonymiser les rapports. Nous recevons vos réclamations sans aucune coordonnée. Le cabinet d’avocats est un cabinet d’avocats indépendant.

Vous pouvez utiliser le système de signalement pour signaler des violations de notre Code de conduite ou des violations de la loi. Y compris les questions liées à la corruption, au droit de la concurrence, à la fraude, à la criminalité financière, à la sécurité et à la qualité des produits, au harcèlement ou à la discrimination, aux contrôles du commerce international, à la protection des données personnelles, aux droits et à la protection des personnes, aux dommages environnementaux graves ou aux conflits d’intérêts.

Afin de pouvoir traiter votre réclamation le plus précisément possible, nous vous demandons d’inclure les informations suivantes dans votre e-mail :

1. Motif de la plainte
2. Êtes-vous un employé de la division concernée ?
3. Service concerné par la plainte
4. Personnes impliquées
5. Lieu de la plainte

Le GROUPE CERTINA, ci-après dénommé la « Société » ou « CERTINA ».

Chez CERTINA, l’intégrité et le respect des lois et règlements internes sont nos principales priorités. Afin de garantir le respect de ces valeurs et d’éviter ou de minimiser les risques éventuels de violation, il est essentiel que les fautes soient détectées, clarifiées et corrigées à un stade précoce. Toute indication d’une éventuelle faute sera prise au sérieux et donnera lieu à une enquête selon une procédure objective et transparente, sans parti pris.

Les violations des lois et des règlements internes comportent un risque de dommages importants pour l’entreprise, la direction, chaque responsable et chaque employé concerné. Outre des amendes élevées, qui peuvent également affecter CERTINA en tant qu’entreprise, les personnes impliquées sont menacées de conséquences personnelles externes, qui peuvent inclure des amendes ou, selon le cas, une peine d’emprisonnement, ainsi que des conséquences personnelles internes. En outre, les cas de conformité peuvent entraîner des dommages à la réputation et à l’économie (par exemple, une couverture médiatique négative, une perte de revenus), des demandes de dommages et intérêts (par exemple, de la part des clients) et l’exclusion des appels d’offres publics (« listes noires »).

La direction est légalement tenue d’enquêter de sa propre initiative sur tout soupçon de comportement illégal ou inapproprié dont elle a connaissance. Les violations de la conformité et des violations de la loi constatées dans le processus doivent être corrigées immédiatement et des sanctions doivent être envisagées. En outre, la direction est tenue de vérifier si des demandes de dommages et intérêts de droit civil peuvent être exercées contre le contrevenant. Afin de se conformer aux obligations légales, la direction de CERTINA a mis en place une plateforme d’alerte et a mis en place un processus de clarification des informations entrantes.

La présentation et l’explication du lancement d’alerte à CERTINA sur la base de ce document tiennent compte de diverses exigences légales en matière de systèmes de lanceurs d’alerte et de protection des lanceurs d’alerte, telles que la directive européenne 2019/1937 sur les lanceurs d’alerte, les lois de mise en œuvre correspondantes, la loi sur le devoir de diligence des entreprises dans les chaînes d’approvisionnement (LkSG), etc. Les informations fournies par les lanceurs d’alerte aident CTRINA à contrer les violations à un stade précoce et à réduire les dommages causés à notre entreprise, à nos employés et à nos partenaires commerciaux.

Circonférence

Qui peut signaler une infraction ?

Tous les employés, clients, fournisseurs et autres tiers de CERTINA (par exemple, directement concernés, personnes ayant connaissance d’une (éventuelle) violation par un fournisseur direct/indirect) ont la possibilité de nous contacter via différents canaux pour signaler des violations.

Que peut-on signaler ?

Les violations des règlements internes et/ou des lois applicables peuvent être signalées par plusieurs canaux. Des indications ou des soupçons de violations peuvent également être signalés et sont pris au sérieux. Par conséquent, le terme « violations » dans le présent document fait référence à la fois aux violations réelles et potentielles au sens du § 2 HinSchG. Les comportements/faits suivants entrent en ligne de compte, par exemple :

• Pots-de-vin ou corruption
• Autres infractions criminelles (p. ex. vol, trafic ou consommation de drogues illicites, violence ou menaces de violence et dommages matériels)
• Comportement contraire à l’éthique, y compris une violation des politiques de l’entreprise
• le harcèlement sexuel, la discrimination, la victimisation ou l’intimidation
• Violations de la législation exigeant la sécurité et la conformité des produits
• Violations du droit de la concurrence et du droit de la concurrence
• Violations des dispositions légales avec des exigences en matière de protection des données personnelles dans le cadre du RGPD.

Les comportements à déclaration obligatoire ne sont pas exclusivement des plaintes personnelles liées au travail. Une plainte personnelle liée au travail est une plainte concernant une question liée à l’emploi actuel ou passé d’un employé qui a ou peut avoir un impact personnel sur la personne en question, mais qui n’a pas un impact plus large sur l’entreprise. Voici des exemples de plaintes personnelles liées au travail :

• conflits interpersonnels entre employés
• Décisions concernant l’embauche, la mutation ou la promotion de l’employé
• Décisions sur les conditions d’embauche des employés
• Décisions relatives à la suspension ou à la cessation d’une relation de travail
• Mesures disciplinaires.

Les plaintes personnelles liées au travail doivent être signalées au responsable responsable, au service des ressources humaines ou au comité d’entreprise.

Qui est responsable du système de dénonciation ?

Le département des ressources humaines est responsable de la gestion du système d’alerte de CERTINA. Les personnes chargées de la gestion du système de lanceurs d’alerte garantissent l’impartialité, sont indépendantes, ne sont pas soumises à des instructions et sont tenues de respecter la confidentialité. Les indications d’éventuelles violations sont traitées par un gestionnaire de dossiers CERTINA.

Les indications de violations des normes minimales du travail mondiales auxquelles CERTINA s’est engagée peuvent être signalées à CERTINA. Outre la reconnaissance des normes fondamentales du travail de l’OIT et la reconnaissance de la Déclaration universelle des droits de l’homme, ces normes minimales du travail comprennent les principes de bonne santé et sécurité au travail, les possibilités de développement professionnel et personnel, le droit à une rémunération appropriée, l’interdiction du travail des enfants et du travail forcé et l’interdiction de toute forme de discrimination.

Anonymat et confidentialité

L’anonymat des lanceurs d’alerte dans les signalements est autorisé (dans la mesure où la loi le permet). Les renseignements divulgués dans le cadre d’une enquête resteront confidentiels dans la mesure du possible et de la manière appropriée.

Protection des lanceurs d’alerte (pas de représailles)

CERTINA interdit et ne tolère aucune forme de représailles (par exemple, actions défavorables, mesures disciplinaires, menaces, intimidation) pour avoir signalé une violation de bonne foi ou coopéré de toute autre manière à l’enquête sur une violation. Toute violation doit être signalée par l’un des canaux de signalement fournis par CERTINA afin de s’assurer que la direction en est informée et offre ainsi une protection adéquate aux lanceurs d’alerte. Le signalement d’informations sciemment fausses (« rapport malveillant ») est en soi une violation, et les mesures prises à la suite de ce signalement malveillant ne constituent pas des représailles.

Autres personnes concernées

Dans ses enquêtes, CERTINA s’efforce de protéger les intérêts légitimes d’autres personnes concernées par une divulgation. Soupçonner une autre personne peut avoir de graves conséquences. Dans ses enquêtes, CERTINA adhère strictement aux principes de la « présomption d’innocence » et du principe du « besoin de savoir ». Il est important que le système de dénonciation soit utilisé de manière responsable. CERTINA ne soutiendra pas les actions qui pourraient faire des employés victimes d’accusations infondées ou fausses.

Comment signaler les violations

1. Contact direct : Une culture de communication ouverte est un élément essentiel du bon fonctionnement de la conformité. Les employés doivent être en mesure de traiter les erreurs ouvertement et, surtout, à un stade précoce. Même si vous soupçonnez une violation de la conformité, vous pouvez toujours contacter votre superviseur, même s’il ne s’agit pas d’un canal de signalement officiel. Il n’y a explicitement aucune obligation de rendre compte au gestionnaire.
2. Bureaux de signalement internes : CERTINA a chargé un cabinet d’avocats externe d’anonymiser les rapports. Nous recevons vos réclamations sans aucune coordonnée. Le cabinet d’avocats est un cabinet d’avocats indépendant.

Droits et obligations du lanceur d’alerte

1. Confidentialité: L’identité du lanceur d’alerte est protégée avec le plus grand soin. CERTINA protège les intérêts du lanceur d’alerte en fournissant un système d’alerte sécurisé et en veillant à ce que toutes les informations reçues restent confidentielles.

2. Protection contre les représailles : CERTINA interdit et ne tolère aucune mesure de représailles pour avoir signalé une violation de bonne foi ou coopéré de toute autre manière à l’enquête sur une violation. Nous appliquons la directive européenne (UE) 2019/1937 (dite directive sur les lanceurs d’alerte et les lois d’application correspondantes des États membres de l’UE) et, dans diverses juridictions du monde entier, les lois et directives locales respectives pour la protection des lanceurs d’alerte et la prévention des représailles. Les autres personnes impliquées dans une enquête sont protégées de la même manière.

3. Notification pour des raisons valables : Tous les signalements doivent être fondés sur des raisons valables (CERTINA doit disposer d’informations vérifiables et sérieuses sur une violation) qui amènent le lanceur d’alerte à croire que le fait signalé est vrai (signalement de bonne foi). Aucun avantage financier n’est offert ou accordé aux lanceurs d’alerte. Les lanceurs d’alerte peuvent faire l’objet de mesures appropriées s’il s’avère que de fausses informations ont été sciemment signalées, selon la juridiction applicable.

4. Pas d’enquête par le lanceur d’alerte : Pour des raisons juridiques et de sécurité, nous n’attendons pas d’un lanceur d’alerte qu’il enquête de manière indépendante sur les violations de la conformité. La collecte initiale d’informations pour le signalement, en revanche, est autorisée et peut contribuer à permettre une enquête ciblée et efficace. Dans ce cas, l’obtention et/ou l’accès aux informations doivent être conformes aux lois et règlements.

Principes de l’enquête

Les examens sont effectués conformément aux principes suivants :

1) Principe de base

Nous enquêtons sur toute indication de violation ou de risque de conformité par le biais d’enquêtes internes basées sur des processus transparents et clairement définis. De cette manière, nous veillons à ce que nos normes internes soient mises en œuvre de manière cohérente et à ce que notre direction et nos dirigeants assument leur responsabilité juridique et d’entreprise.

2) Respect des exigences légales

Nos enquêtes sont toujours menées conformément à toutes les lois et réglementations applicables.

3) Droit d’être entendu

Personne n’a à s’inquiéter des conséquences d’une enquête avant d’avoir eu l’occasion de commenter les allégations.

4) Principe strict du « besoin de savoir »

Seules les personnes qui sont réellement nécessaires pour un examen sont impliquées dans nos activités. Les informations sur les résultats de l’enquête ne seront mises à la disposition que des parties qui en ont activement besoin pour la suite de la procédure ou pour se conformer à des obligations légales.

5) Confidentialité

Tous les renseignements recueillis dans le cadre des enquêtes de conformité seront traités de manière confidentielle. L’identité du lanceur d’alerte est protégée avec le plus grand soin.

6) Équité et respect mutuel

Les enquêtes seront menées de manière équitable et dans le respect de toutes les parties concernées, selon un processus objectif et transparent sans parti pris. La « présomption d’innocence » s’applique à toutes les enquêtes internes. Toute forme de coercition, de menace ou autre n’est pas autorisée. Les activités d’enquête sont menées sans retard excessif, par ordre de priorité et d’urgence, et en tenant compte des coûts et des efforts.

7) Facilité d’utilisation des résultats

Les enquêtes de conformité sont menées de manière à ce que les résultats puissent généralement être utilisés devant les tribunaux

Protection des données

Lors de la réalisation d’enquêtes internes, CERTINA veille au respect des exigences des lois applicables en matière de protection des données. Si vous souhaitez obtenir des informations spécifiques ou si vous avez des questions sur le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de CERTINA aux coordonnées ci-dessous :

Délégué à la protection des données : Phillip Hess

CERTINA Holding AG
Robert-Koch-Str. 5a
D-82031 Grünwald
Téléphone : +49 (0) 34946694400

Courriel : phillip.hess@certina-group.com