Conformidad

Con el fin de garantizar su anonimato, hemos encargado a un bufete de abogados externo que anonimice los informes. Recibimos sus quejas sin ningún dato de contacto. El bufete de abogados es un bufete de abogados independiente.

Puede utilizar el sistema de denuncias para denunciar infracciones de nuestro Código de conducta o infracciones de la ley. Incluyendo cuestiones relacionadas con el soborno y la corrupción, el derecho de la competencia, el fraude, los delitos financieros, la seguridad y calidad de los productos, el acoso o la discriminación, los controles del comercio internacional, la protección de los datos personales, los derechos y la protección de las personas, los daños medioambientales graves o los conflictos de intereses.

Para poder gestionar su reclamación con la mayor precisión posible, le rogamos que incluya la siguiente información en su correo electrónico:

1. Motivo de la queja
2. ¿Es usted un empleado de la división afectada?
3. Departamento afectado de la queja
4. Personas involucradas
5. Ubicación de la queja

El GRUPO CERTINA, en lo sucesivo denominada la «Sociedad» o «CERTINA».

En CERTINA, la integridad y el cumplimiento de las leyes y reglamentos internos son nuestras principales prioridades. Con el fin de garantizar el cumplimiento de estos valores y evitar o minimizar los posibles riesgos derivados de las infracciones, es fundamental que las conductas indebidas se detecten, aclaren y corrijan en una fase temprana. Cualquier indicio de posible mala conducta se tomará en serio y dará lugar a una investigación de acuerdo con un procedimiento objetivo y transparente sin ningún sesgo.

Las violaciones de las leyes y reglamentos internos conllevan el riesgo de daños significativos para la empresa, la gerencia, cada gerente responsable y cada empleado afectado. Además de las elevadas multas, que también pueden afectar a CERTINA como empresa, las personas implicadas se ven amenazadas con consecuencias personales externas, que pueden incluir multas o, según el caso, penas de prisión, así como consecuencias personales internas. Además, los casos de cumplimiento pueden dar lugar a daños económicos y de reputación (por ejemplo, cobertura mediática negativa, pérdida de ingresos), reclamaciones por daños y perjuicios (por ejemplo, de clientes) y exclusión de licitaciones públicas («listas negras»).

La dirección está legalmente obligada a investigar cualquier sospecha de comportamiento ilegal o inapropiado del que tenga conocimiento por iniciativa propia. Las violaciones de cumplimiento y las violaciones de la ley que se encuentren en el proceso deben remediarse de inmediato y se deben considerar sanciones. Además, la dirección está obligada a comprobar si se pueden hacer valer reclamaciones civiles por daños y perjuicios contra el infractor. Con el fin de cumplir con las obligaciones legales, la dirección de CERTINA ha creado una plataforma de denuncia y ha establecido un proceso de aclaración de la información entrante.

La presentación y explicación de la denuncia de irregularidades en CERTINA sobre la base de este documento tiene en cuenta diversos requisitos legales para los sistemas de denuncia de irregularidades y la protección de los denunciantes, como la Directiva de la UE sobre denunciantes de irregularidades 2019/1937, las leyes de aplicación correspondientes, la Ley de Debida Diligencia Corporativa en las Cadenas de Suministro (LkSG), etc. La información de los denunciantes ayuda a CTRINA a contrarrestar las infracciones en una etapa temprana y a reducir el daño a nuestra empresa, nuestros empleados y nuestros socios comerciales.

Circunferencia

¿Quién puede informar sobre una infracción?

Todos los empleados, clientes, proveedores y otros terceros de CERTINA (por ejemplo, directamente afectados, personas con conocimiento de una (posible) infracción por parte de un proveedor directo/indirecto) tienen la oportunidad de ponerse en contacto con nosotros a través de varios canales para denunciar infracciones.

¿Qué se puede denunciar?

Las violaciones de las regulaciones internas y/o las leyes aplicables pueden ser reportadas a través de múltiples canales. Los indicios o sospechas de violaciones también se pueden denunciar y se toman en serio. Por lo tanto, el término «violaciones» en este documento se refiere tanto a violaciones reales como potenciales en el sentido del § 2 HinSchG. Se tienen en cuenta, por ejemplo, los siguientes comportamientos/hechos:

• Soborno o corrupción
• Otros delitos penales (por ejemplo, robo, tráfico o consumo de drogas ilegales, violencia o amenazas de violencia y daños a la propiedad)
• Comportamiento poco ético, incluida la violación de las políticas de la empresa
• acoso sexual, discriminación, victimización o intimidación
• Violaciones de la legislación que exige la seguridad y el cumplimiento de los productos
• Violaciones de la legislación sobre competencia y defensa de la competencia
• Violaciones de las disposiciones legales con requisitos para la protección de datos personales en el ámbito del RGPD.

Las conductas notificables no son exclusivamente quejas personales relacionadas con el trabajo. Una queja personal relacionada con el trabajo es una queja sobre un asunto relacionado con el empleo actual o pasado de un empleado que tiene o puede tener un impacto personal en la persona en cuestión, pero que no tiene un impacto más amplio en la empresa. Algunos ejemplos de quejas personales relacionadas con el trabajo son:

• Conflictos interpersonales entre empleados
• Decisiones relativas a la contratación, transferencia o promoción del empleado
• Decisiones sobre las condiciones de contratación de los empleados
• Decisiones sobre la suspensión o extinción de una relación laboral
• Medidas disciplinarias.

Las quejas personales relacionadas con el trabajo deben comunicarse al gerente responsable, al departamento de recursos humanos o al comité de empresa.

¿Quién es el responsable del sistema de denuncias?

El departamento de Recursos Humanos es responsable de la gestión del sistema de denuncia de irregularidades de CERTINA. Las personas encargadas de la gestión del sistema de denuncia de irregularidades garantizan la imparcialidad, son independientes, no están sujetas a instrucciones y están obligadas a mantener la confidencialidad. Los indicios de posibles violaciones son procesados por un gestor de casos de CERTINA.

Los indicios de violaciones de las normas laborales mínimas mundiales a las que CERTINA se ha comprometido pueden ser comunicados a CERTINA. Además del reconocimiento de las normas fundamentales del trabajo de la OIT y del reconocimiento de la Declaración Universal de Derechos Humanos, estas normas laborales mínimas incluyen los principios de buena salud y seguridad en el trabajo, oportunidades de desarrollo profesional y personal, derecho a una remuneración adecuada, prohibición del trabajo infantil y forzoso y prohibición de la discriminación de cualquier tipo.

Anonimato y confidencialidad

El anonimato de los denunciantes en la denuncia está permitido (en la medida en que sea legalmente posible). La información revelada en el curso de una investigación se mantendrá confidencial en la medida de lo posible y apropiado.

Protección de los denunciantes (sin represalias)

CERTINA prohíbe y no tolera ningún tipo de represalia (por ejemplo, acciones adversas, medidas disciplinarias, amenazas, intimidación) por denunciar una infracción de buena fe o cooperar de otro modo en la investigación de una infracción. Cualquier violación debe ser reportada a través de uno de los canales de denuncia proporcionados por CERTINA con el fin de garantizar que la gerencia tenga conocimiento de ella y así brindar una protección adecuada a los denunciantes. Denunciar información falsa a sabiendas («denuncia maliciosa») es en sí misma una infracción, y las medidas adoptadas como resultado de dicha denuncia maliciosa no constituyen represalias.

Otros interesados

En sus investigaciones, CERTINA se esfuerza por proteger los intereses legítimos de otras personas afectadas por una divulgación. Poner a otra persona bajo sospecha puede tener graves consecuencias. En sus investigaciones, CERTINA se adhiere estrictamente a los principios de la «presunción de inocencia» y el principio de «necesidad de saber». Es importante que el sistema de denuncia de irregularidades se utilice de forma responsable. CERTINA no apoyará acciones que puedan convertir a los empleados en víctimas de acusaciones infundadas o falsas.

Cómo denunciar infracciones

1. Contacto directo: Una cultura de comunicación abierta es un componente esencial del buen funcionamiento del cumplimiento. Los empleados deben ser capaces de abordar los errores de forma abierta y, sobre todo, en una fase temprana. Incluso si sospecha de una infracción de cumplimiento, siempre puede ponerse en contacto con su supervisor, incluso si no se trata de un canal oficial de denuncias. No existe explícitamente ninguna obligación de informar al gerente.
2. Oficinas de información interna: CERTINA ha encargado a un bufete de abogados externo que anonimice los informes. Recibimos sus quejas sin ningún dato de contacto. El bufete de abogados es un bufete de abogados independiente.

Derechos y obligaciones del denunciante

1. Confidencialidad: La identidad del denunciante se protege con el máximo cuidado. CERTINA salvaguarda los intereses del denunciante proporcionando un sistema seguro de denuncia de irregularidades y garantizando que toda la información recibida se mantenga confidencial.

2. Protección contra represalias: CERTINA prohíbe y no tolera ninguna represalia por denunciar una infracción de buena fe o cooperar de otro modo en la investigación de una infracción. Aplicamos la Directiva de la UE (UE) 2019/1937 (la llamada Directiva de Denunciantes y las correspondientes leyes de aplicación de los estados miembros de la UE) y, en varias jurisdicciones de todo el mundo, las respectivas leyes y directrices locales para la protección de los denunciantes y la prevención de represalias. Otras personas involucradas en una investigación están protegidas de manera similar.

3. Notificación por motivos válidos: Todas las denuncias deben basarse en razones válidas (CERTINA debe tener información verificable y seria sobre una infracción) que lleven al denunciante a creer que el hecho denunciado es cierto (denuncia de buena fe). No se ofrecen ni se conceden beneficios económicos a los denunciantes. Los denunciantes pueden estar sujetos a las medidas apropiadas si se descubre que se ha informado de información falsa a sabiendas, según la jurisdicción aplicable.

4. No hay investigación por parte del denunciante: Por razones legales y de seguridad, no esperamos que un denunciante investigue de forma independiente las infracciones de cumplimiento. Por otra parte, la recopilación inicial de información para la presentación de informes es permisible y puede ayudar a permitir una investigación específica y eficiente. En tal caso, la obtención y/o el acceso a la información deben realizarse de conformidad con las leyes y reglamentos.

Principios de la investigación

Los exámenes se llevan a cabo de acuerdo con los siguientes principios:

1) Principio básico

Investigamos cualquier indicio de violaciones o riesgos de cumplimiento a través de investigaciones internas basadas en procesos transparentes y claramente definidos. De esta manera, nos aseguramos de que nuestros estándares internos se implementen de manera consistente y que nuestra gerencia y ejecutivos cumplan con su responsabilidad legal y corporativa.

2) Cumplimiento de los requisitos legales

Nuestras investigaciones siempre se llevan a cabo de acuerdo con todas las leyes y regulaciones aplicables.

3) Derecho a ser oído

Nadie tiene que preocuparse por enfrentar las consecuencias de una investigación hasta que haya tenido la oportunidad de comentar sobre las acusaciones.

4) Principio estricto de «necesidad de saber»

En nuestras actividades solo participan las personas que realmente se necesitan para un examen. La información sobre los resultados de la investigación solo se pondrá a disposición de aquellas partes que la necesiten activamente para continuar con los procedimientos o para cumplir con las obligaciones legales.

5) Confidencialidad

Toda la información recopilada en el curso de las investigaciones de cumplimiento será tratada de forma confidencial. La identidad del denunciante se protege con el máximo cuidado.

6) Equidad y respeto mutuo

Las investigaciones se llevarán a cabo de manera justa y con respeto para todas las partes involucradas, siguiendo un proceso objetivo y transparente sin ningún sesgo. La «presunción de inocencia» se aplica a todas las investigaciones internas. No se permite ningún tipo de coacción, amenaza o similar. Las actividades de investigación se llevan a cabo sin demoras indebidas, por orden de prioridad y urgencia, y teniendo en cuenta los costos y el esfuerzo.

7) Usabilidad de los resultados

Las investigaciones de cumplimiento se llevan a cabo de tal manera que los resultados generalmente se pueden utilizar en los tribunales

Protección de datos

Al llevar a cabo investigaciones internas, CERTINA se asegura de que se cumplan los requisitos de las leyes de protección de datos aplicables. Si desea información específica o tiene preguntas sobre el tratamiento de sus datos personales, puede ponerse en contacto con el Delegado de Protección de Datos de CERTINA utilizando los datos de contacto que se indican a continuación:

Delegado de Protección de Datos: Phillip Hess

CERTINA Holding AG
Robert-Koch-Str. 5 bis
D-82031 Grünwald
Teléfono: +49 (0) 34946694400

Correo electrónico: phillip.hess@certina-group.com