Vyhovění

Abychom zajistili vaši anonymitu, pověřili jsme externí advokátní kancelář, aby oznámení anonymizovala. Vaše stížnosti přijímáme bez kontaktních údajů. Advokátní kancelář je nezávislou advokátní kanceláří.

Pomocí nahlašovacího systému můžete nahlásit porušení našeho Etického kodexu nebo porušení zákona. Včetně otázek souvisejících s úplatkářstvím a korupcí, právem hospodářské soutěže, podvody, finanční kriminalitou, bezpečností a kvalitou výrobků, obtěžováním nebo diskriminací, kontrolami mezinárodního obchodu, ochranou osobních údajů, právy a ochranou osob, závažným poškozováním životního prostředí nebo střetem zájmů.

Abychom mohli vaši stížnost vyřídit co nejpřesněji, rádi bychom vás požádali, abyste ve svém e-mailu uvedli následující informace:

1. Důvod reklamace
2. Jste zaměstnancem dotčené divize?
3. Dotčené oddělení stížnosti
4. Zúčastněné osoby
5. Místo stížnosti

SKUPINA CERTINA, dále jen „Společnost“ nebo „CERTINA“.

Ve společnosti CERTINA je integrita a dodržování zákonů a interních předpisů naší nejvyšší prioritou. Aby bylo zajištěno dodržování těchto hodnot a aby se předešlo možným rizikům vyplývajícím z porušení nebo se minimalizovala možná rizika jejich porušení, je zásadní, aby bylo pochybení odhaleno, objasněno a napraveno v rané fázi. Jakýkoli náznak možného pochybení bude brán vážně a povede k vyšetřování objektivním a transparentním postupem bez jakékoli podjatosti.

Porušení zákonů a interních předpisů s sebou nese riziko značných škod pro společnost, management, každého odpovědného manažera a každého dotčeného zaměstnance. Kromě vysokých pokut, které mohou mít dopad i na společnost CERTINA jako společnost, hrozí zúčastněným osobám vnější osobní důsledky, které mohou zahrnovat pokuty nebo v závislosti na případu i trest odnětí svobody, jakož i interní osobní důsledky. Kromě toho mohou případy dodržování předpisů vést k poškození dobré pověsti a hospodářské újmě (např. negativní mediální pokrytí, ztráta příjmů), nárokům na náhradu škody (např. od zákazníků) a vyloučení z veřejných nabídkových řízení („zařazení na černou listinu“).

Vedení je ze zákona povinno prošetřit jakékoliv podezření na protiprávní nebo nevhodné jednání, o kterém se dozví z vlastní iniciativy. Porušení dodržování předpisů a porušení zákona zjištěná v procesu musí být okamžitě napravena a musí být zváženy sankce. Kromě toho je vedení společnosti povinno prověřit, zda lze vůči pachateli uplatnit občanskoprávní nároky na náhradu škody. Za účelem splnění zákonných povinností zřídilo vedení společnosti CERTINA platformu pro oznamovatele a zavedlo proces objasňování příchozích informací.

Prezentace a vysvětlení whistleblowingu ve společnosti CERTINA na základě tohoto dokumentu zohledňuje různé zákonné požadavky na systémy pro oznamovatele a ochranu oznamovatelů, jako je směrnice EU o whistleblowerech 2019/1937, odpovídající prováděcí zákony, zákon o náležité péči podniků v dodavatelských řetězcích (LkSG) atd. Informace od oznamovatelů pomáhají společnosti CTRINA čelit porušování předpisů v rané fázi a snižovat škody způsobené naší společnosti, našim zaměstnancům a našim obchodním partnerům.

Obvod

Kdo může informovat o porušení?

Všichni zaměstnanci, zákazníci, dodavatelé a další třetí strany (např. přímo dotčení, osoby, které vědí o (možném) porušení ze strany přímého/nepřímého dodavatele) společnosti CERTINA mají možnost kontaktovat nás různými kanály a nahlásit porušení.

Co lze nahlásit?

Porušení interních předpisů a/nebo platných zákonů lze hlásit několika kanály. Náznaky nebo podezření na porušení mohou být také hlášeny a jsou brány vážně. Pojem „porušení“ se proto v tomto dokumentu vztahuje jak na skutečná, tak na potenciální porušení ve smyslu § 2 HinSchG. V úvahu přicházejí následující chování/fakta, například:

• Úplatkářství nebo korupce
• Jiné trestné činy (např. krádež, obchodování s nelegálními drogami nebo jejich požívání, násilí nebo vyhrožování násilím a poškození majetku)
• Neetické chování, včetně porušení zásad společnosti
• sexuálního obtěžování, diskriminace, viktimizace nebo šikany
• Porušení legislativy vyžadující bezpečnost a shodu výrobků
• Porušení zákona o hospodářské soutěži a antimonopolního práva
• Porušení právních předpisů s požadavky na ochranu osobních údajů v rámci GDPR.

Chování podléhající oznamovací povinnosti není výlučně osobní, pracovní stížnosti. Osobní stížnost týkající se práce je stížnost týkající se záležitosti související se současným nebo minulým zaměstnáním zaměstnance, která má nebo může mít osobní dopad na dotyčnou osobu, ale která nemá širší dopad na společnost. Příklady osobních stížností souvisejících s prací zahrnují:

• interpersonální konflikty mezi zaměstnanci
• Rozhodnutí týkající se přijetí, přeložení nebo povýšení zaměstnance
• Rozhodnutí o podmínkách přijímání zaměstnanců
• Rozhodnutí o pozastavení nebo ukončení pracovního poměru
• Disciplinární opatření.

Osobní stížnosti týkající se práce by měly být hlášeny odpovědnému vedoucímu, personálnímu oddělení nebo podnikové radě.

Kdo je odpovědný za systém pro oznamovatele?

Oddělení lidských zdrojů je zodpovědné za správu systému pro oznamovatele společnosti CERTINA. Osoby pověřené vedením systému pro oznamovatele zajišťují nestrannost, jsou nezávislé, nepodléhají pokynům a jsou povinny zachovávat mlčenlivost. Náznaky možného porušení zpracovává pracovník CERTINA.

Náznaky porušení globálních minimálních pracovních standardů, k jejichž dodržování se společnost CERTINA zavázala, mohou být nahlášeny společnosti CERTINA. Kromě uznání základních pracovních norem MOP a uznání Všeobecné deklarace lidských práv zahrnují tyto minimální pracovní normy zásady dobré bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, příležitosti k profesnímu a osobnímu rozvoji, právo na přiměřenou odměnu, zákaz dětské a nucené práce a zákaz diskriminace jakéhokoli druhu.

Anonymita a důvěrnost

Anonymita oznamovatelů při oznamování je přípustná (pokud je to právně možné). Informace zveřejněné v průběhu vyšetřování budou považovány za důvěrné, pokud je to možné a vhodné.

Ochrana oznamovatelů (bez odvetných opatření)

Společnost CERTINA zakazuje a netoleruje žádný druh odvetných opatření (např. nepříznivé jednání, disciplinární opatření, vyhrožování, zastrašování) za oznámení porušení v dobré víře nebo jinou spolupráci při vyšetřování porušení. Jakékoli porušení by mělo být oznámeno prostřednictvím jednoho z kanálů pro oznamování poskytovaných společností CERTINA, aby se zajistilo, že si ho vedení bude vědomo, a poskytne tak oznamovatelům odpovídající ochranu. Oznámení vědomě nepravdivých informací („škodlivé oznámení“) je samo o sobě porušením a opatření přijatá v důsledku takového zlovolného oznámení nepředstavují odvetná opatření.

Další subjekty údajů

Při svých šetřeních se CERTINA snaží chránit oprávněné zájmy dalších osob, kterých se zpřístupnění týká. Podezření na jinou osobu může mít vážné následky. Při svých vyšetřováních se CERTINA striktně drží zásad „presumpce neviny“ a „potřeby vědět“. Je důležité, aby byl systém oznamovatelů používán zodpovědně. Společnost CERTINA nebude podporovat jednání, které by mohlo ze zaměstnanců učinit oběti nepodložených nebo falešných obvinění.

Jak nahlásit porušení zásad

1. Přímý kontakt: Otevřená komunikační kultura je nezbytnou součástí dobře fungujícího dodržování předpisů. Zaměstnanci musí být schopni řešit chyby otevřeně a především v rané fázi. I když máte podezření na porušení předpisů, můžete se kdykoli obrátit na svého nadřízeného, i když se nejedná o oficiální kanál pro oznamování. Neexistuje žádná povinnost podávat zprávy vedoucímu.
2. Interní podatelny: Společnost CERTINA pověřila externí advokátní kancelář, aby oznámení anonymizovala. Vaše stížnosti přijímáme bez kontaktních údajů. Advokátní kancelář je nezávislou advokátní kanceláří.

Práva a povinnosti oznamovatele

1. Důvěrnost: Identita oznamovatele je chráněna s maximální péčí. Společnost CERTINA chrání zájmy oznamovatele tím, že poskytuje bezpečný systém nahlašování a zajišťuje, aby veškeré obdržené informace byly považovány za důvěrné.

2. Ochrana před odvetnými opatřeními: Společnost CERTINA zakazuje a netoleruje žádná odvetná opatření za oznámení porušení v dobré víře nebo jinou spolupráci při vyšetřování porušení. Uplatňujeme směrnici EU (EU) 2019/1937 (tzv. směrnici o oznamovatelích a odpovídající prováděcí zákony členských států EU) a v různých jurisdikcích po celém světě příslušné místní zákony a pokyny pro ochranu oznamovatelů a prevenci odvetných opatření. Podobně jsou chráněny i další osoby zapojené do vyšetřování.

3. Oznámení z oprávněných důvodů: Všechna oznámení musí být založena na platných důvodech (CERTINA musí mít ověřitelné a závažné informace o porušení), které vedou oznamovatele k přesvědčení, že oznámená skutečnost je pravdivá (oznámení v dobré víře). Oznamovatelům nejsou nabízeny ani poskytovány žádné finanční výhody. Oznamovatelé mohou být podrobeni příslušným opatřením, pokud se zjistí, že byly vědomě oznámeny nepravdivé informace, a to v závislosti na příslušné jurisdikci.

4. Žádné vyšetřování ze strany oznamovatele: Z právních a bezpečnostních důvodů neočekáváme, že oznamovatel bude nezávisle vyšetřovat porušení předpisů. Počáteční shromažďování informací pro účely podávání zpráv je naproti tomu přípustné a může pomoci umožnit cílené a účinné šetření. V takovém případě musí být pořízení a/nebo přístup k informacím v souladu se zákony a předpisy.

Zásady šetření

Zkoušky se provádějí v souladu s následujícími zásadami:

1) Základní princip

Jakékoli náznaky porušení předpisů nebo rizik prošetřujeme prostřednictvím interních vyšetřování založených na transparentních a jasně definovaných procesech. Tímto způsobem zajišťujeme, aby naše interní standardy byly důsledně implementovány a aby náš management a vedoucí pracovníci dostáli své právní a společenské odpovědnosti.

2) Soulad se zákonnými požadavky

Naše šetření jsou vždy prováděna v souladu se všemi platnými zákony a předpisy.

3) Právo být vyslechnut

Nikdo se nemusí obávat, že bude čelit následkům vyšetřování, dokud nebude mít možnost se k obviněním vyjádřit.

4) Striktní zásada „need to know“

Do naší činnosti jsou zapojeni pouze lidé, kteří jsou skutečně potřební pro vyšetření. Informace o výsledcích šetření budou zpřístupněny pouze těm stranám, které je aktivně potřebují pro další řízení nebo pro splnění zákonných povinností.

5) Mlčenlivost

Se všemi informacemi shromážděnými v průběhu šetření dodržování předpisů bude zacházeno jako s důvěrnými. Identita oznamovatele je chráněna s maximální péčí.

6) Férovost a vzájemný respekt

Vyšetřování bude vedeno spravedlivě a s respektem ke všem zúčastněným stranám a bude probíhat objektivním a transparentním a nezaujatým procesem. „Presumpce neviny“ se vztahuje na všechna interní vyšetřování. Jakýkoli nátlak, vyhrožování a podobně není povolen. Vyšetřovací činnosti jsou prováděny bez zbytečného odkladu, v pořadí podle priority a naléhavosti a s přihlédnutím k nákladům a úsilí.

7) Využitelnost výsledků

Šetření dodržování předpisů jsou prováděna tak, aby výsledky mohly být obecně použity u soudu

Ochrana dat

Při provádění interních šetření společnost CERTINA dbá na to, aby byly dodržovány požadavky platných zákonů o ochraně osobních údajů. Máte-li zájem o konkrétní informace nebo máte-li dotazy týkající se zpracování Vašich osobních údajů, můžete se obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů společnosti CERTINA prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů:

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Phillip Hess

CERTINA Holding AG
Robert-Koch-Str. 5a
D-82031 Grünwald
telefon: +49 (0) 34946694400

E-mail: phillip.hess@certina-group.com